Samordningsgruppen för dokumentationsfrågor vid museerna (SAMOREG) presenterar i denna rapport det dokumentationssystem för museiföremål som gruppen utarbetat (SAMOREG-systemet). Rapporten är avsedd dels att vara underlag för museerna vid beslut om bl a metoder och resurser för dokumentationsarbetet. Dels skall den vara underlag för statsmakternasbeslut om fortsatt samordning inom området. Rapporten har utarbetats av gruppens sekreterare, Lars Mellin.
SAMOREG-systemet är ett system som bygger på enhetlighet och som så långt som möjligt är gemensamt för alla typer av föremålssamlingar.
SAMOREGs arbete innebär att man för första gången i Sverige har sett dokumentationen av alla olika typer av föremålssamlingar i ett helhetsperspektiv. Anvisningarna för hur föremålsdokumentationen skall göras innebär en standardisering och normering vilket är en förutsättning för samordning av föremålsdokumentationen. Det arbete gruppen utfört utgör därför grunden för museernas fortsatta arbete inom detta område.
SAMOREG-systemet ger således ett museum möjlighet att använda ett enhetligt system för dokumentation av alla föremål samt att använda ett system som även andra museer använder. Därmed möjliggörs utbyte av information mellan museerna. Systemet med sin standardisering innebär att en förutsättning nu finns för samordnade ADB-baserade dokumentationssystem. Kulturrådets förhoppning är att museerna börjar tillämpa SAMOREG-systemet.
SAMOREG startade sitt arbete 1 juli 1982 som en följd av ett förslag i kulturrådets rapport Dokumentera! (Rapport från kulturrådet 1981:2). Gruppen har bestått av representanter för statliga museer, länsmuseer, kommunala museer och hembygdsföreningar. Ordförande har varit under det första året intendent Göran Bergengren och under de två sista åren förre riksarkivarien Åke Kromnow. Gruppens arbete har finansierats genom ett statlig bidrag om 100 000 kr för vart och ett av de tre år arbetet pågått. Gruppens kansli har varit knutet till Nordiska museet.
När det gäller det fortsatta samordningsarbetet föreslår SAMOREG att en samordningsgrupp och en sekreterare finansierade med statliga medel tillsätts fr o m budgetåret 1987/88. Detta förslag kommer kulturrådet att bearbeta och ta ställning till tillsammans med organisation och resurser i fråga om andra för museerna gemensamma frågor inom den utredning om de centrala museernas ansvar och uppgifter för landets museiväsende som kulturrådet bedriver. Rådets utredning skall överlämnas till regering en sommaren 1986. Därefter kommer statsmakterna att ta ställning till utredningsförslagen.
I avvaktan på statsmakternas beslut har rådet under den tid museiutredningen pågår, dvs budgetåret 1985/86, anslagit 100 000 kr för ett projektarbete som syftar till att verka för att SAMOREG-systemet skall börja användas inom museer och hembygdsföreningar. Erfarenheter av hur systemet fungerar skallockså samlas och värderas. Ett sådant projektarbete kan behöva fortsätta.
SAMOREG har också föreslagit att kulturrådet tar initiativ till ett projekt för att utveckla ADB-stöd för SAMOREG-systemet samt att de projekt som erhållit bidrag från delegationen för vetenskaplig och teknisk informationsförsörjning skall utvärderas. Dessa två frågor bearbetar rådet inom museiutredningen och resultatet presenteras i samband med att utredningen avslutas.

Göran Löfdahl

Birgitta Enaeus

upp

Föremålsdokumentationen togs för första gången upp som en gemensam fråga för hela museiväsendet av 1965 års museisakkunniga (MUS 65). De föreslog i sitt betänkande Museerna (SOU 1973:5) att museerna skulle låta registrera sina föremål på maskinläsbart medium. Som modell föreslogs det ADB-system som tillämpats på bl a Skoklosters slotts samlingar. En central föreslogs där det praktiska ADB-arbetet skulle utföras. Chefen för utbildningsdepartementet överlämnade den vidare handläggningen av frågan till statens kulturråd. Kulturrådet tillsatte 1977 en arbetsgrupp för att utreda registrering av museisamlingar i samråd med statskontoret. Arbetsgruppen lade fram sina förslag i rapporten Dokumentera! Museernas dokumentation av föremåloch bilder (Rapport från Kulturrådet 1981:2).
I Dokumentera! föreslogs att en samordningsgrupp skulle tillsättas för att utarbeta ett förslag till ett enhetligt dokumentationssystem för museernas samlingar, främst föremål. Kulturrådets styrelse tillsatte samordningsgruppen för dokumentationsfrågor vid museerna (SAMOREG) 1982-05-19 och fastställde riktlinjer för arbetet 1982-08-18. Gruppens arbetsuppgifter förtydligades på vissa punkter i en skrivelse 1983-09-07. Gruppen hade ursprungligen nio ledamöter, fem utsedda på förslag från de sektorsansvariga museerna och fyra, som företrädde de regionala och lokala museerna, utsedda på förslag från Svenska museiföreningen. En särskild ordförande tillsattes fr o m 1983-07-0l.
Från kulturrådets sida har Birgitta Enaeus följt arbetet. Samordningsgruppens sekreterare har varit Lars Mellin.
Samordningsgruppens huvuduppgift har varit att utarbeta ett gemensamt system för dokumentation av museiföremål. Som förutsättningar har gällt att systemet skall vara så långt som möjligt gemensamt för alla typer av museisamlingar samt lätt att tillämpa. Systemet skall också vara anpassat till behoven inom de fem sektorerna, arkeologi, etnografi, konst, kulturhistoria och naturhistoria.
Gruppen har även haft i uppgift att behandla frågan om bilddokumentation, att ta initiativ till att datorsystem utarbetas samt att diskutera klassifikationsfrågor och eventuellt komma med förslag till åtgärder. Gruppens arbete med ADB-frågor förutsattes äga rum i samråd med de museer och institutioner som har erfarenhet på området.
Gruppen har vidare haft en rad uppgifter som sammanhållande organ för föremålsoch bilddokumentationen. Det har inneburit att samordna det sektorsvisa arbetet, fungera som forum ifråga om föremålsoch bilddokumentationen, stå för rådgivning vid praktisk utformning av dokumentationsarbetet, förmedla erfarenheter från museerna och andra institutioner med liknande verksamhet samt fungera som kontaktorgan för CIDOC, den internationella museiorganisationens (ICOMs) kommité för dokumentationsfrågor.
Slutligen har gruppen haft i uppgift att avge förslag till hur samordningsarbetet skall kunna bedrivas i framtiden.
SAMOREGs arbete har finansierats genom ett statligt bidrag om 100000 kr för vart och ett av gruppens tre arbetsår. Gruppens kansli har varit knutet till Nordiska museet.
Gruppen har arbetat fr o m 1982-07-01 t o m 1985-06-30. Den har sammanträtt sju till tio gånger om året. Vissa sammanträden har förlagts till Falun, Göteborg, Malmö och Östersund för att gruppens samtliga ledamÖter skulle få möjligheter att sätta sig in i förhållandena vid de regionala och lokala museerna samt få tillfälle att presentera gruppens arbete för och diskutera det med tjänstemän vid museer ute i landet. Gruppen har informerat om sitt arbete på museiveckorna 1983, 1984 och 1985. Vid det sistnämnda tillfället demonstrerades också existerande och tänkbara datorsystem för föremålsdokumentation. Det system för fÖremålsdokumentation, SAMOREG-systemet, som gruppen har utarbetat, har vid två tillfällen tillställts centralmuseerna, länsmuseerna, de större lokala museerna och specialmuseerna samt hembygdsrörelsen för synpunkter. En slutlig version kan nu ställas till museernas förfogande. I frågor rörande bilddokumentation har SAMOREG haft kontakt med fotokonsulenten vid kulturrådet, Bo Nilsson, och den grupp museer som samarbetar i BILDREFORM. ADB-frågor har gruppen diskuterat med tjänstemän vid statskontoret, bl a Thomas Höglund och Ann-Charlotte Munkhammar.
Ledamoten Sten Gauffin har deltagit i Svenska museiföreningens bildkommité. Ledamoten Göran Bergengren är styrelseledamot och f d ordförande i CIDOC.

Gruppen har bestått av:

 

Intendent Göran Bergengren Nordiska museet ordf 1982-07-01-1983-06-30 Antikvarie Sten Gauffin Jämtlands läns museum Platschef Rune Hermansson Kulturarvet i Falun Antikvarie Anna Mohr historiska museet Intendent Anne Murray etnografiska museet

Hembygdskonsulent Kjell Nilsson Stockholms läns hembygdsförbund Intendent Ingeborg Roth Malmö museum I:e intendent Ann-Sofi Topelius s tatens konstmuseer Intendent Lars Österdahl naturhistoriska riksmuseet

 

Stockholm den 30 juni 1985

F riksarkivarien Åke Kromnow
ordf 1983-07-01 - 1985-06-30

Lars Mellin
sekreterare

upp

SAMOREG rekommenderar museerna att införa SAMOREG-systemet för föremålsdokumentation (se avsnitt 5). Dess viktigaste egenskaper kan sammanfattas i följande:

SAMOREG-systemet finns i två versioner, en utförlig och en summarisk. Den utförliga versionen är avsedd för museer med krav på omfattande dokumentation. För den finns en pärm med anvisningar samt blanketter för fem sektorer: arkeologi, konst, kulturhistoria och naturhistoria. Den summariska versionen är avsedd för museer och hembygdsföreningar som inte har krav på en lika omfattande dokumentation. För den finns ett häfte med anvisningar samt en blankett för museiföremål från alla sektorerna.
Förutsättningarna för enhetligheten i systemet är ett för alla sektorerna gemensamt urval av uppgifter, en standardisering av hur uppgifterna skall anges samt en gemensam princip för blankettemas disposition, blockprincipen.
Urvalet av uppgifter har företagits så att det täcker behoven inom respektive sektor. I detta urval finns det en miniminivå av uppgifter, gemensam för alla sektorerna. Andra uppgifter är gemensamma för två eller flera sektorer. Ytterligare andra är begränsade till en sektor. Dokumentationen har därigenom fått ett så långt som möjligt gemensamt innehåll.
Standardiseringen av uppgifterna gör det lättare att söka information och att förstå erhållen information eftersom denna anges i en av alla känd form. Enhetliga regler för hur uppgifterna skall anges finns i SAMOREG-systemets anvisningar.
Blockprincipen innebär att uppgifter som hör samman förts ihop i SAMOREG-systemet. Principen ger de olika blanketterna en enhetlig disposition som gör det lättare att orientera sig på dem. Därigenom underlättas både dokumentationsarbetet och sökningen. Följande block finns: SAMOREG-systemet innehåller en basinformation om föremålen. Uppgifter som rör föremålens hantering i museet, vilka bör ingå i den fullständiga dokumentationen om föremålen, saknas i systemet. Skälen är att de ändras förhållandevis ofta, att de saknar intresse för andra än museipersonalen och de bör i viss utsträckning hemlighållas för utomstående, t ex uppgifter om placering och försäkringsvärde. Dessa uppgifter bör återfinnas i en del av dokumentationen som bara är tillgänglig för berörd personal.
Föremålsdokumentationen bör omfatta huvudliggare, en eller flera lappkataloger samt eventuellt en eller flera åtgärdskataloger
SAMOREG-systemet skall underlätta dokumentationsarbetet och informationssökningen vid museerna samt informationsutbytet mellan museerna. Därigenom skall samlingarna bli mer lättillgängliga för museipersonalen, forskarna och allmänheten.

upp

SAMOREG föreslår att kulturrådet tar initiativ till ett projekt för att utveckla ADB-stödför SAMOREG-systemet (se avsnitt 6). Med SAMOREG-systemet som underlag kan samma ADB-system användas för alla slags föremål i ett museums samlingar. Flera museer kan också använda samma programvara med de kostnadsmässiga fördelar detta kan medföra. Museerna har nu flera alternativ för ett ADB-stöd, anslutning till något av Nordiska museets båda ADB-system, anslutning till t ex kommunal dator eller anskaffning avegen mikrodator. Det föreslagna projektet förutsätts äga rum i samarbete mellan kulturrådet, Svenska museiföreningen, Länsmuseernas samarbetsråd och intresserade museer samt under medverkan från statskontoret.
SAMOREG föreslår att ett gemensamt system för museernas bilddokumentation utarbetas (se avsnitt 7). Den mycket stora accessionen av bilder, främst fotografier, medför stora problem vid dokumentationsarbetet. Museerna måste därför få ett system för bilddokumentation som gör det möjligt för dem att dokumentera och söka i de stora mängderna av bilder. Ett gemensamt system medför samma samordningsfördelar som ifråga om föremålsdokumentationen. Systemet bör samordnas med SAMOREG-systemet. Värdefulla erfarenheter av bilddokumentation finns i den försöksverksamhet som bedrivits, bl a i BILDREFORM.
SAMOREG föreslår att de försök med tekniker för bildlagring och bildsökning som bedrivits snarast möjligt utvärderas för att avgöra vilka av dessa tekniker som är lämpade att användas i museerna (se avsnitt 7.1). En effektiv bildsökning förutsätter att det är möjligt att snabbt se igenom stora mängder av bilder. Vid armemuseet, Kulturarvet i Falun och Stockholms stadsmuseum har videoband, videoskiva resp mikrofilm i jackets prövats som tekniker för bildlagring och bildsökning.
SAMOREG rekommenderar att Outline of Cultural Materials anpassas till nordiska förhållanden samt används som gemensamt klassifikationssystem för i första hand kulturhistoriska samlingar. För etnografiska samlingar används i första hand den engelskspråkiga versionen (se avsnitt 8). De gamla klassifikationssystemen för föremål och bilder i museerna är inte heltäckande och enhetliga. Många museer har därför med i stort sett tillfredsställande resultat börjat använda Outline of Cultural Materials (i svensk version Översikt över kulturinventariet) för främst kulturhistoriska och etnografiska samlingar. Detta klassifikationssystem är inte i föreliggande skick anpassat till svenska förhållanden. Samma problem finns också ide övriga nordiska länderna och därför undersöks möjligheterna till ett samnordiskt projekt för att anpassa Outline of Cultural Materials till nordiska förhållanden.
SAMOREG ser det som önskvärt att det klassifikations-, nomenklatur- och övriga standardiseringsarbete som bedrivs fortsätter(se avsnitt 8). Samordning av dokumentationen förutsätter att innehållet är enhetligt. Genom anvisningarna i SAMOREG-systemet uppnås denna enhetlighet. SAMOREG har vid utarbetandet av dessa utnyttjat det standardiseringsarbete som pågår vid de sektorsansvariga museerna.
SAMOREG föreslår att en permanent samordningsgrupp för dokumentationsfrågor vid museerna med en sekreterare tillsätts fr o m budgetåret 1987/88 (se avsnitt 10.1). För att den samordning av föremålsdokumentationen till vilken SAMOREG-systernet utgör grunden skall kunna genomföras och för att systemet skall kunna utvecklas krävs en instans med ett ansvar för föremålsdokumentationen inom hela museiväsendet. En fortsatt samordning bör också inkludera bilddokumentationen samt de med föremåls- och bilddokumentationen sammanhängande ADB- samt klassifikations-, nomenklatur och standardiseringsfrågorna.
SAMOREG ser det som önskvärt att samarbetet i frågor rörande föremåls- och bilddokumentation inom sektorer, delsektorer och regioner fortsätter och utvidgas (se avsnitt 10.2). Vissa frågor rörande föremålsoch bilddokumentationen berör bara en eller ett par sektorer och behandlas bäst inom denna ram. Sektorerna, delsektorerna, t ex de tekniska museerna, och regionerna bildar också naturliga kontaktnät för informationspridning och erfarenhetsutbyte. Ansvaret för sektorsarbetet ligger hos de sektorsansvariga museerna.
SAMOREG rekommenderar att det inom museet finns en bestämd ansvarsfördelning för föremåls- och bilddokumentationen samt att dokumentationen handhas av personal utbildad i föremåls- resp bilddokumentation (se avsnitt 10.3). Det är vid museerna samordningen fövandlas från tanke till verklighet. Genom de rekommenderade åtgärder förstärks föremåls- och bilddokumentationens ställning vid museet och samordningen får en fast grund.
SAMOREG föreslår att gemensam utbildning anordnas i föremålsdokumentation (se avsnitt 10.4). Behovet av utbildning är stort såväl för museipersonal som för ideellt verksamma inom hembygdsrörelsen.

upp

accession * l. föremålets eller bildens införlivande i museets samlingar, 2. föremål eller bilder som tillsammans införlivats i museets samlingar
ADB * automatisk databehandling
ADB-system * system som förutom datorn med utrustning (terminaler, skrivare, bandstationer o s v) och de program som styr denna också omfattar olika tillämpningsprogram (t ex för databashantering, ekonomiadministration, föremålsdokumentation) samt vad som i övrigt behövs för ADB Jfr datorsystem)
basdator * mikrodator som uppfyller vissa av statskontoret uppställda krav
bildbestånd * samtliga bilder i ett museums samlingar
bilddokumentation * se dokumentation
bildlagring * sätt att bevara bilder, t ex på fotografisk film i normalt format eller mikroformat, på videoband eller -skiva eller digitalt
BILDREFORM * se avsnitt 7.1
bildsamling * en sammanhållen och mot andra samlingar avgränsad samling av bilder, t ex en fotografs samling
block * flera fält med uppgifter som förts samman i SAMOREG-systemet då de hör ihop
CD-teknik * teknik att digitalisera ljud med små optiska skivor
CIDOC * se avsnitt 4.5
copyright * rätt att kopiera eller mångfaldiga bilder eller text
data * information i sådan form att den lämpar sig för systematisk bearbetning av människor eller maskiner
databas * en samling data för ett visst ändamål vilken kan bearbetas i ett AD B-system
databashanteringsprogram * program för att mata in, korrigera, ändra och komplettera information i en databas samt ta ut information från den
dataregistrera * överföra data till maskinläsbart medium, t ex magnetband eller magnetskiva "
dator * maskin för databehandling; datorer delas upp i stordatorer, minidatorer och mikrodatorer, vilka skiljer sig åt i relativ storlek, främst i fråga om genomsnittlig processor-, primärminnesoch sekundärminneskapacitet, typ av operativsystemoch programvara, antalet terminaler som kan anslutas, fysisk storlek och krav på strömförsörjning samt pris ; gränserna mellan dem flyter p g a att de mindre datoremas kapacitet ständigt ökar
datorsystem * dator med kringutrustning (t ex terminaler, skrivare)
deposition * föremål eller samling av föremål som genom avtal förvaltas av annan än huvudmannen utan att äganderätten övet;förts
digital lagring * lagring i form av "et tor" och "nollor" i ett datorminne dokumentation medvetet insamlad och lagrad information, förmålsd.:
dokumentation * medvetet insamlad och lagrad information, föremålsd.: dokumentation av föremål, bildd.: dokumentation av bilder, dokumentation i betydelsen sammanställa d. kallas här dokumentationsarbete
dokumentationssystem * ett system inriktat på att samla, delvis bearbeta och lagra information
enarbetsplatssystem * dator till vilken bara en terminal kan anslutas flerarbetsplatssystem dator till vilken flera terminaler kan anslutas, särskilt om det är möjligt att flera användare samtidigt kan bearbeta samma information
flexskiva * liten böjlig magnetskiva med skyddande hölje för lagring av information till en dator
fritextsökning * sökning på alla ord ( eller delar av ord) i en text utom sådana ord som på förhand uteslutits
fyndort * se avsnitt 5.3
fält * utrymme för att skriva en uppgift på en blankett eller föra in data i en databas
fältlängd * det antal tecken (se d:o) som ryms i ett fält
föremål * museiföremål, ett föremål som inventarieförts och införlivats med museets samlingar
föremålsbestånd * samtliga föremål i ett museums samlingar föremålsdokumentation se dokumentation
föremålsamling * en sammanhållen och mot andra samlingar avgränsad samling av föremål, t ex en donators samling, vapensamling, etnografisk samling, konstsamling
föremålstyp * (här) föremål från en sektor (se d:o) förvärvsomständigheter det sätt på vilket föremålet förvärvats, t ex köp, gåva, deposition
hologram * tredimensionell bild som framställs med laser
huvudliggare * en löpande förteckning över museets samlade föremålsbestånd; föremålen numreras i löpande följd eller i nummerserier för år eller samling när de förs in i huvudliggaren, som följaktligen är ordnad efter inventarienummer (jfr registrering)
information * den innebörd som en människa uttrycker genom eller hämtar från data
inventarieföring * se registrering
inventarienummer * se registering
katalog * förteckning över hela eller en del av föremålsbeståndet vid ett museum (jfr huvudliggare, lappkatalog, åtgärdskatalog)
katalogisering * att samla en så omfattande dokumentation av föremålet som möjligt och därvid bl a klassificera det klassificera * systematiskt underindela ett kunskapsmaterial klassifikation (här) den kategori i ett klassifikationssystem ett föremål hänförts till
klassifikationssystem * ett system som avser att ordna ett kunskapsmaterial så att från viss synpunkt samhörande delar förs samman
kodifiering (* här) överföring av data från språklig normalform till koder enligt särskilda kodningslistor
konservering * aktivt ingripande i föremåls materialoch struktur för att förhindranedbrytandeprocesser
koordinater * siffervärden som bestämmer läget i ett rutnät, här särskilt, på kartor
lappkatalog * katalog i museet vilken består av katalogkort och innehåller utförligare uppgifter än huvudliggaren, oftast ordnad efter ämne, topografi eller person
maskinläsbart medium * medium som en dator kan använda, t ex magnetband eller -skiva
mikrodator * kallas även persondator, se dator
mikrofiche * ett kort med film som material på vilket flera bilder i mikroformat kan lagras
minidator * se dator
minne * enhet i vilken data kan placeras och förvaras och från vilken information kan återvinnas, t ex med hjälp av en mikrodator
nomenklatur * lista över godkända benämningar
objekt * (naturhistoriskt) se föremål
on-line * att vara i kontakt med datorn och själv styra sökningar och bearbetningar; motsatsen är off-line, då resultatet av sökningar eller bearbetningar fås färdigt, t ex i form av sorterade listor.
operativsystem * programvara som styr datorns operationer
Outline of Cultural Materials * se avsnitt 8
persondator * se mikrodator
post * en samling data (här om ett föremål eller en bild) som behandlas som en enhet
programvara * en systematisk samling program och tillhörande dokumentation som avser användning av ett ADB-system
REFORM * se avsnitt 6.2
registering * att registrera ett föremål är att ge det en individuell plats i en lista över museets samlade föremålsbestånd på ett sådant sätt att fÖremålet inte kan förväxlas med något annat tidigare registrerat föremål; det sker genom att föremålet får ett unikt inventarienummer, dvs inventarieförs, samt beskrivs så att det framgår vilket föremål som motsvarar inventarienumret
RUBIN * se avsnitt 6.2
sakord * ett föremåls benämning
SAMOREG-systemet * det system för föremålsdokumentation som SAMOREG utarbetat
sektor * se avsnitt 4.3
servicebyrå * företag, institution el dyl som mot ersättning utför ADB Skoklosterblanketterna se avsnitt 4.2
skrivare * en utrustning som skriver ut data med grafiska tecken, d v s bokstäver, siffror samt skiljeoch andra specialtecken
sorterade listor * listor där poster eller delar av poster grupperats enligt vissa regler
standardprogram * ett program som är användbart för olika data eller i olika datorsystem
stordator * se dator
sökbegrepp * se avsnitt 5.1
sökingång * se avsnitt 5.1
sökning * undersökning av en datamängd i avsikt att finna poster med vissa egenskaper
sökprogram * dataprogram för sökningar
söksystem * se avsnitt 5.1
tecken * bokstav, siffra, skiljeeller annat specialtecken samt mellanslag terminal utrustning för att sända data till eller ta emot data från en dator, särskilt bildskärmsterminal, dvs bildskärm med tangentbord verbal sökning sökning efter bilder med hjälp av skrivna uppgifter, t ex på etiketter eller i kataloger
videoskiva * optisk skiva för videoteknik som skrivs och läses med laser videoteknik en teknik för att lagra och återskapa bilder med hjälp av en elektrisk signal
visuell sökning * sökning efter bilder genom att bläddra bland dem, se på dem och jämföra dem
åtgärdskatalog * katalog för att dokumentera åtgärder som vidtagits med föremålen på ett museum
Översikt över kulturinventariet * den svenska översättningen av Outline of Cultural Materials (se d:o)

upp

Bakgrunden till SAMOREGs tillkomst och arbete är behovet av en samordning av dokumentationen av föremål och bilder vid museerna. Bakgrunden redovisas i kulturrådets rapporter Dokumentera! (Rapport från kulturrådet 1981:2) och Vem ska rädda bilden? (Rapport från kulturrådet 1980:3). Här sammanfattas i korthet denna bakgrund samt den utveckling som ägt rum inom föremåls- och bilddokumentationen sedan dessa rapporter utkom.

Alla museets verksamheter behöver dokumentation. Ur Dokumentera!

upp

I Dokumentera! åskådliggörs med vidstående bild hur dokumentation behövs i alla verksamheter vid museerna. Dokumentation är oumbärlig för museipersonalen. Dokumentationen ger överblick över föremåls- och bildbestånden så att det är möjligt att avgöra vilka föremål som bör förvärvas, vilka som kan användas till utställningar, vilka som kan lånas ut eller deponeras, om föremål behöver lånas in till utställningar o sv. I dokumentationen finns information om föremåloch bilder som är nÖdvändig för forskning samt utställningar och annan pedagogisk verksamhet. Museipersonalen behöver uppgifter om var föremålen finns, vem som lånat föremål eller fått depositioner, vilken konservering ett föremål genomgått, vilka villkor och inskränkningar som gäller för föremålens hantering, vem som är ansvarig för en åtgärd, när denna vidtogs o s v. Museipersonalen utnyttjar också dokumentationen för sin externa service till forskare och allmänhet.
Museernas dokumentation är en viktig kunskapskälla för forskare i och utanför museerna. En dokumentation som ger överblick och goda sökmöjligheter samt är jämförbar och innehållsrik är ett viktigt stöd i forskningen. Problemen med en bristfällig dokumentation brukar aktualiseras när en ny forskningsinriktning ställer nya krav på information. Tendensen inom forskningen har varit ett ökande behov av en kunskap om föremålens och bildernas bakgrund som gör det möjligt att att sätta in dem i större historiska, kulturella och ekologiska sammanhang.
Allmänheten f år indirekt del av den kunskap som finns i dokumentationen via utställningar, vetenskapliga och populärvetenskapliga publikationer o s v. Många ställer emellertid frågor som inte besvaras på detta sätt, bl a intresserade amatörforskare. Dokumentationen kan användas direkt av allmänheten om den är överskådlig, lätt att söka i och lättbegriplig. Det är dock lämpligt att museipersonal som kan rådfrågas finns till hands.

upp

Att samla föremål och bilder utan att samtidigt samla och systematisera kunskapen om dem, dvs dokumentera dem, är i det närmaste meningslöst. En stor och viktig del av dokumentationsarbetet måste utföras omedelbart vid förvärvet för att inte viktiga upplysningar skall gå förlorade. Insikten om behovet av dokumentation har alltid funnits hos museitjänstemän och andra som varit engagerade i museal verksamhet. Av olika skäl har det emellertid funnits brister i dokumentationen. De viktigaste bristerna är:

Bristerna i museernas bilddokumentation är betydligt större än i föremålsdokumentationen. Ett problem när det gäller bilddokumentationen är att museerna har en mycket omfattande accession av bilder, mycket mer omfattande än av föremål. Enligt museistatistiken förvärvade museerna 1983 ca 427 000 fotografier jämfört med ca 167 000 föremål. Vid de statliga och statsunderstödda centrala museerna var antalet förvärvade föremåloch fotografier ungefär lika stort, ca 38 000 vardera. Skillnaden är mest påtaglig vid länsmuseerna och de kommunala museerna. Länsmuseerna förvärvade ca 228 000 fotografier och ca lO 000 föremål och de kommunala museerna ca 100 000 fotografier och ca 20000 föremål. Resurserna för bilddokumentation är små jämfört med resurserna för föremålsdokumentation. En mycket stor del av de miljontals fotografierna i museernas samlingar är överhuvudtaget inte dokumenterade.
Skillnaden mellan föremåls- och bilddokumentationen är inte bara kvantitativ. I fråga om bilden är det vanligen dess motiv som väcker det största intresset. Det är motivet som ger bilden dess dokumentära eller konstnärliga värde och därför inriktas bilddokumentationen till stor del på att identifiera och tolka motivet eller företeelser i detta.
Information som inte bevarats i dokumentationen kan sällan återskapas. Det bör noteras att även den bästa dokumentation med tiden kan bli ofullständig. Kraven har växt i och med att forskningen och den museala verksamheten ändrat inriktning. Den sociala bakgrunden ägnas t ex nu större intresse än förr i fråga om kulturhistoriska föremål. Dagens dokumentation kommer i vissa avseenden att vara otillräcklig för morgondagens användare eftersom det är omöjligt att i förväg förutse dessas behov. I efterhand går det inte annat än i begränsad omfattning komplettera dokumentationen.
Många av problemen kan lösas med gammal beprövad teknik, dvs med manuella kataloger. Men vissa problem är svåra att övervinna på det sättet. Det är mödosamt att lägga upp ett större antal kataloger för en samling. Det är också besvärligt att hålla alla katalogerna aktuella. Datatekniken öppnar möjligheter att lösa dessa problem. En och samma informationsmängd i en databas kan motsvara ett stort antal manuella kataloger genom ett enda sökprogram. Information som motsvarar informationen i flera manuella kataloger kan ändras genom en och samma operation. Med datatekniken kan således dokumentationen utnyttjas bättre, men den får inte en bättre kvalitet genom datatekniken.
Föremålsdokumentationen har utvecklats sedan MUS 65 avgav sitt betänkande. Denna utveckling har delvis redovisats i Dokumentera!.
De s k "Skoklosterblanketterna" används i många museer och hembygdsfÖreningar med kulturhistoriska samlingar genom Nordiska museets och Kulturarvets i Falun förmedling. Den ursprungliga blanketten konstruerades inför dataregistreringen av föremålssamlingarna på Skoklosters slott. Alla blanketterna följer samma mall. Tonvikten lades på urvalet av uppgifterna. Mindre vikt fästes vid hur uppgifterna skall anges. De museer och hembygdsföreningar som samarbetar med Kulturarvet i REFORM (se avsnitt 6.2) har dock gemensamma anvisningar. Med utgångspunkt från Skoklosterblanketten eller egna blanketter har flera andra museer för eget bruk utarbetat anvisningar för dokumentation av kulturhistoriska föremål, t ex statens sjöhistoriska museum, Göteborgs historiska museum, Jämtlands läns museum och Skaraborgs länsmuseum.
RUBIN (se avsnitt 6.2), ett system som utarbetats av naturhistoriska riksmuseet för dokumentation av miljö och naturhistoriska objekt, används av bl a de museer som rapporterar kronans vilt till riksmuseet. Systemet är uppbyggt på en kärna av gemensamma uppgifter med gemensamma anvisningar. Runt denna kärna kan sedan blanketter för olika behov konstrueras. Diskussioner pågår vid några naturhistoriska museer att införa RUBIN som system för föremålsdokumentationen. Systemet är hårt kodifierat och särskilt anpassat till de krav som naturvetenskaplig forskning ställer.
Historiska museet och etnografiska museet har utarbetat blankett med anvisningar för resp arkeologiska och etnografiska föremål. Vid statens konstmuseer har avdelningen för teckningar och grafik lagt upp en katalog med bildhålkort och depositionsavdelningen har utvecklat ett datorstöd för sin verksamhet.

upp

Föremålsdokumentationen vid museerna förbättras fortlöpande genom de i det föregående avsnittet redovisade insatserna. Det återstående stora problemet är den bristande samordningen av föremålsdokumentationen mellan olika museer och mellan dokumentation av olika föremålstyper vid samma museum. Samordningen kan inte bli total eftersom föremålens karaktär samt användningen av informationen skiljer sig mellan olika föremålstyper. SAMOREG har i sitt arbete följt den i Dokumentera! rekommenderade indelningen i sektorer. Denna indelning följer museernas uppbyggnad och vetenskaplig tradition: arkeologi, etnografi, konst, kulturhistoria och naturhistoria. En samordning över sektorsgränserna underlättar arbetet vid museer med samlingar av föremål från flera sektorer samt informationsutbytet mellan museerna inom olika sektorer.
Nedan följer en redovisning av fördelar som kan uppnås genom en samordning av föremålsdokumentationen.
Dokumentationsarbetet underlättas. Olika slags föremål kan dokumenteras på ett enhetligt sätt, vilket är en fördel särskilt i museer med samlingar från flera sektorer. Dokumentationen följer nu skilda principer och har därför varierande utformning vid skilda museer och för olika samlingar i samma museum. Detta är ett problem vid dokumentationsarbetet. Det är vanligt att samma tjänsteman vid t ex ett länsmuseum får dokumentera föremål av olika slag och därvid måste göra det efter en ny princip för varje föremålstyp. Om inte föremålsdokumentationen samordnas kan också dessa olika principer komma att permanentas i skilda ADB-system med databaser som är uppbyggda på olika sätt och följer skilda procedurer.
Informationssökning underlättas när dokumentationen är enhetligt utformad. Samma sökingångar kan användas för olika föremålssamlingar vid museet. De gemensamma sökingångarna kan också användas för bilddokumentationen och så småningom arkivalier och litteratur. p g a de skilda principerna för dokumentation av olika föremålstyper samt för dokumentation av bilder, arkivalier, litteratur o s v, sammanfaller sällan sökingångarna. Vissa sökingångar, ämne, personnamn och ort, är mycket vanliga men finns långt ifrån för alla samlingar (jfr avsnitt 5.4).
Informationsutbytet mellan museerna underlättas om dokumentationen är enhetligt utformad. Personalen vid olika museer vet då i stort sett vilken dokumentation som kan finnas om föremål och förstår lättare erhållen information. Föremålssamlingarna vid flera museer blir på så vis mer tillgängliga, särskilt om också sökningen vid de olika museerna kan utföras på samma sätt. Med en enhetlig dokumentation är det lättare att använda både dokumentationen och samlingarna vid museerna som en gemensam resurs.
Genom ett samordnat utvecklingsarbete får museer och hembygdsföreningar tillgång till ett färdigt dokumentationssystem för föremåloch behöver därför inte satsa resurser för att utveckla dokumentationssystem på egen hand.
Det finns en grundval för gemensam utbildning i föremålsdokumentation. De skilda principerna för dokumentationsarbetet har försvårat en sådan.
En samordning av föremålsdokumentationen gör det lättare för museerna att utnyttja datatekniken rationellt. Databaser kan ges en enhetlig utformning. Om de har ett gemensamt söksystem och kopplas till terminaler genom datanätet eller telefonnätet utgör de ett effektivt verktyg för direkt tillgång till andra museers dokumentation. Museerna kan också använda en gemensamprogramvara och på så vis nedbringa kostnaderna.
En samordnad föremålsdokumentation bör således på flera sätt medföra en effektivisering av museiarbetet. Föremålssamlingarna kan överblickas och det blir lättare att hitta både i samlingarna och i dokumentationen. På så vis underlättas t ex förvärvs- och utställningsverksamheten. Med en samordning kan missförstånd inom och mellan museerna undvikas. Vid oförändrad ambitionsnivå för dokumentationen torde samordningen på längre sikt medföra besparingar. I början krävs emellertid resurser för att lägga om dokumentationen. Det kan också bli möjligt för museerna att höja ambitionsnivån med oförändrade kostnader. Oavsett vilket alternativ museerna väljer medför samordningen en kvalitetshöjning i dokumentationsarbetet och informationssökningen.
Genom den ovan redovisade utvecklingen av föremålsdokumentationen har enhetliga men sinsemellen olika blanketter utformats för de skilda sektorerna. Blanketterna skapar emellertid inte den gemensamma terminologi och det enhetliga skrivsätt som gör dokumentationen vid skilda museer och för olika samlingar lätt sökbar, ömsesidigt begriplig och jämförbar. För en enhetlig dokumentation av det slag som skisserats ovan fordras att uppgifterna i dokumentationen anges på ett standardiserat sätt. Detta kan endast uppnås genom gemensamma anvisningar för föremålsdokumentationen. En samordning har åstadkommits inom ramen för REFORM och RUBIN, men når bara en del av resp sektor. Enhetliga regler för hur personnamn, tid, geografiska uppgifter, mått etc skall anges är nödvändiga om inte missförstånd skall uppstå, t ex genom att olika museer använder samma skrivsätt, förkortningar eller koder med olika innebörd.
Avsaknaden av gemensamma regler för benämning och klassificering av föremålen är ett problem av en annan art eftersom dessa uppgifter som de nyssnämnda är givna utan bedömningar av den person som dokumenterar. Dokumentationsarbetet behöver stöd av en fast nomenklatur och ett fastställt klassifikationssystem. Användningen av klassifikationssystemet Outline of Cultural Materials (se avsnitt 8) har härvidlag medfört en förbättring för den kulturhistoriska sektorn.
En datorisering kräver ovillkorligen en större standardisering om resultatet skall bli användbart. Datorn har till skillnad mot människan ingen tolerans mot avvikelser och bristande standardisering går därför ut över sökbarheten.
Samordningen kan på längre sikt utsträckas till andra delar av museet än föremåls- och bilddokumentationen, t ex arkiv och bibliotek, samt till andra kultursektorer, som biblioteksväsendet och arkivväsendet. Samordningen har emellertid sina gränser. Skilda krav ställs på olika typer av dokumentation. Dokumentationen av föremål, bilder, arkivalier, litteratur o s v måste därför till viss del följa sina egna principer. Arkiv och bibliotek vid museerna behöver dessutom följa de regler för dokumentationen som finns för arkiv och bibliotek i stort. En samordning av all lagrad kunskap vid museerna genom ett gemensamt söksystem kan emellertid bli möjlig i framtiden. Detta diskuteras i avsnitt 9.

upp

I Dokumentera! redovisas summariskt de strävanden till samordning som förekommit utanför Sverige. Den internationella museiorganisationen ICOMs kommitté för dokumentation, CIDOC, har utformat rekommendationer för innehållet i föremålsdokumentationen. I Storbritannien sker en samordning genom Museum Documentation Association (MDA). Dess grundide med enhetligt utformade men olika blanketter för olika föremålstyper är densamma som SAMOREG arbetat efter. I Canada finns ett nationellt program, National Inventory Programme, och en gemensam databas för föremålsdokumentationen. I Norge ingår ett gemensamt katalogkort för föremålsdokumentation i kulturhistoriska museer i Museumshåndboka. Dessutom nämns Fiskeri- och sjöfartsmuseet i Esbjerg i Danmark som exempel på ett museum där man integrerat föremål, arkivalier, litteratur etc i samma dokumentationssystem.
Samordningssträvanden finns nu att redovisa i ytterligare två länder. Frankrike håller på att bygga upp kulturminnesdatabasen MISTRAL, som bl a innehåller dokumentation av konstföremål. I Spanien har ett gemensamt system för föremålsdokumentationen vid de katalanska museerna, Systema de Documentacion para Museos, utarbetats. Detta system har en enda blankett med anvisningar för alla slags föremål.

CIDOCs riktlinjer är vägledande för de enskilda ländernas dokumentationssystem. CIDOC rekommenderar följande uppgifter som en minimistandard för föremålsdokumentationen :

Institution -name of the country and of the museum Accession number or registration nummer Mode or method of acquisition Date of acquisition Source or place of acquisition Common object name -in the language of the country Classification -standard term for the object Description of the object History of the object

Institution -landets och museets namn Accessions- eller registreringsnumber Förvärvssätt Förvärvsdatum Från vem föremålet förvärvats alternativt fyndplats Föremålets benämning -på landets språk Klassifikation -standardterm för föremålet Beskrivning av föremålet Föremålets historia

MDA har löst problemet med att nå enhetlighet i ett system bestående av flera katalogkort genom att gruppera uppgifter som hör samman. Följande grupper är gemensamma för alla katalogkorten:

Card of Identification Acquisition Description Store/Location Process Documentation Notes Recorder

Katalogkort för Identifikation Förvärv Beskrivning Magasin/Placering Konservering Annan dokumentation om föremålet Anmärkningar Registrator/Katalogisatör

dessutom tillkommer för kulturhistoria och konst grupperna:

Production Association

Tillverkning Sammanhang/Samhörighet

och för arkeologi och naturhistoria:

Collection/Excavation

Insamlingsutgrävning

Denna gruppering av uppgifter löser inte bara problemet med enhetligheten i ett system med flera katalogkort utan följer också CIDOCs rekommenderade miniminivå. En liknande gruppering finns även i det katalanska systemet.

upp

SAMOREG lägger nu fram ett gemensamt system för dokumentation av alla slags museiföremåloch för alla slags museer, SAMOREG-systemet (se bilagorna 3 och 4). Genom detta kan flera av de i avsnitt 4.3 nämnda fördelarna med samordning av föremålsdokumentationen uppnås.

Osorterat material från utgrävningar kräver speciell utformning av en arkeologisk blankett. Ovan kvartsavslag från boplats vid Lafssjön i Ångermanland. Foto Bengt A Lundberg. RAÄ.

SAMOREG-systemet täcker dokumentationen av föremål från alla de fem sektorerna, arkeologi, etnografi, konst, kulturhistoria och naturhistoria. Alla slags föremål kan dokumenteras på ett enhetligt sätt. Följande tre egenskaper hos systemet är förutsättningar för enhetligheten:

Det gemensamma urvalet av uppgifter är den mest grundläggande förutsättningen då den ger dokumentationen ett enhetligt innehåll. De enhetliga anvisningarna ger därutöver innehållet en enhetlig form. Blockprincipen är mindre nödvändig än de båda andra förutsättningarna, men gör informationen överskådlig och enhetligheten tydlig. Genom dessa tre egenskaper får systemet en struktur som gör att det lämpar sig för både manuellt bruk och ADB. De tre grundläggande egenskaperna beskrivs närmare i avsnitten 5.1-5.3.
Systemet finns tillgängligt i en utförlig och en summarisk version för dokumentation på olika detaljeringsnivåer för att det skall kunna användas inom de olika sektorerna och lämpa sig för alla föremålsamlingar oavsett storlek.
Den utförliga versionen är främst avsedd för museer som har krav på en omfattande dokumentation. I denna version finns en pärm med anvisningar för varje sektor samt blanketter för resp sektor. För arkeologi har två blanketter utarbetats för att hänsyn skall kunna tas såväl till de stora mängderna av fragmentariskt och osorterat fyndmaterial från utgrävningar som till enstaka fynd, fynd från en utgrävning som behöver dokumenteras särskilt ingående eller lösfynd. Den naturhistoriska blanketten finns f n på prov i två utformningar med samma innehåll. Den är avsedd för museer som har samlingar av föremål från flera sektorer, däribland naturhistoriska objekt.
Den summariska nivån är avsedd för museer och hembygdsföreningar som inte har krav på en omfattande dokumentation. I denna version finns ett häfte med anvisningar samt en blankett för alla slags museiföremål.
Systemet kan anpassas till de enskilda museernas behov av fÖremålsdokumentation. Det har ett innehåll som ger goda sökmöjligheter (se avsnitt 5.4). Blanketterna i systemet har utformats på ett sådant sätt att de olika kataloger som behövs lätt kan läggas upp (se avsnitt 5.5).
Systemet skall vara lätt att använda. Därför har klartext använts för rubrikerna på blanketterna. Även uppgifterna skall med några få undantag skrivas i klartext. En konsekvent terminologi har använts för samma typ av uppgifter ide olika sektorerna.
Urvalet av uppgifter följer CIDOCS rekommenderade miniminivå.

upp

Vid urvalet av uppgifter har samordningskravet vägts mot de olika sektorernas behov. För varje sektor har de väsentligaste uppgifterna tagits med och samordnats. Urvalet skiljer sig därför mellan sektorerna, men det finns en miniminivå för föremålsdokumentationen som är gemensam för alla sektorerna. Det kan betyda att vissa uppgifter finns i en sektor och är mycket väsentliga för denna men saknas i någon av eller alla de övriga sektorerna.

I SAMOREG-systemet finns dels gemensamma uppgifter, dels sektorsvisa uppgifter för arkeologi, etnografi, konst, kulturhistoria och naturhistoria.

Urvalet av uppgifter skall naturligtvis vara sådant att systemet innehåller den information som efterfrågas av museipersonal, forskare och allmänhet. Uppgifter behövs i stort sett för fyra ändamål:

SAMOREG-systemet innehåller de uppgifter som oftast används för sökning. Bland dessa har föremålets inventarienummer en särställning. Inventarienumret är viktigt som referensnummer som knyter samman dels föremålet med dess dokumentation, dels de olika delarna av den fullständiga dokumentationen av föremålet. Andra sökingångar behövs om syftet med sökningen är att finna ett eller flera föremål med vissa egenskaper eller anknytning till ett visst sammanhang för att besvara en frågeställning. De viktigaste uppgifterna för sådana sökningar, nämligen uppgifter om person, tid, ort samt, för ämnessökning, föremålets benämning och klassifikation finns i SAMOREG-systemet. Andra uppgifter i systemet som är användbara för sökning är t ex uppgifter om material, tillverkningsteknik, etnisk grupp och fornlämningsnummer.
Uppgifterna som används för sökning är sökbegrepp. Blanketter eller kopior av blanketter ordnas med hjälp av dessa uppgifter på ett sätt som underlättar sökningen, t ex i nummerordning, alfabetisk ordning eller systematiskt efter något klassifikationssystem. Katalogen ger då en sökingång till dokumentationen, t ex ort eller föremålsbenämning. Uppsättningen av sökingångar och sökbegrepp som används, dvs katalogerna, bildar söksystem.
Uppgifterna om museum, föremålets inventarienummer samt antal likadana föremål som hör till samma inventarienummer ger en entydig identifikation av föremålet. Uppgifterna i en beskrivning av föremålet kan bidra till identifikationen om märkningen av någon orsak försvunnit. Beskrivningen av föremålet gör det också lättare att känna igen det.
Sakupplysningar om föremålet kan tjäna många syften. Syftet kan vara att helt enkelt få veta vad det är för ett slags föremål och hur det använts. Det kan också vara fråga om att sätta in föremålet i sitt sammanhang för forsknings- eller utställningsändamål. Föremålen kan också ge ledtrådar till nya samband och sammanhang.
Viktiga sakupplysningar ges av föremålets benämning och klassifikation samt beskrivningen av det. Men uppgifter om föremålets bakgrund och historia är minst lika viktiga. Uppgifter om förvärvet är gemensamma för alla sektorerna. Bakgrundsuppgifterna skiljer sig i övrigt. För arkeologi och naturhistoria är uppgifterna om fyndorten och dess beskaffenhet de väsentliga. För etnografi, konst och kulturhistoria är uppgifter om tillverkningen samt användning och ägarförhållanden de viktiga. SAMOREG-systemet innehåller dessa olika slag av uppgifter.
Uppgifter för sökning och identifikation samt sakupplysningar ger en basinformation till museipersonal, forskare och allmänhet. Museipersonalen behöver också uppgifter för att underlätta och kontrollera hanteringen av föremålen. För denna behöver personalen uppgifter om var föremålen finns i magasinen, om lån och depositioner, om konservering och vård o s v. Dessa uppgifter är rörliga, d v s de ändras förhållandevis ofta. De rutiner som dessa uppgifter anknyter till skiftar också p g a de olika museernas uppbyggnad och samlingarnas karaktär. De rörliga uppgifterna har därför bara berörts i förbigående i SAMOREG-systemet. Varje enskilt museum bör utforma dem på det sätt som är mest praktiskt med hänsyn till sina rutiner vid hanteringen av föremålen. Av säkerhetsskäl bör de rörliga uppgifterna föras på interna kopior eller särskilda för ändamålet utformade blanketter.

"Ett gott sökresultat förutsätter att sökformuleringen innehåller samma ord som används i dokumenten om det aktuella ämnet och helst bara dessa". Fieldvig, Golden & Reigem, Humanistiske Data 2/85

upp

De väsentligaste uppgifterna i ett dokumentationssystem bör standardiseras av främst två skäl. Det ena är att standardiseringen gör det lättare att söka information. Den som formulerar en frågeställning bör ha en uppfattning om vilka sökbegreppen är och vilken form de har. Med en standardisering vet man i vilken form uppgifterna angivits. Det är särskilt fördelaktigt i ADB-system. Det andra skälet är att uppgifterna blir mer begripliga om de anges i en av alla känd, dvs standardiserad, form (se avsnitt 4.3).
De anvisningar som ingår i SAMOREG-systemet normerar och standardiserar tillvägagångssätt och skrivsätt för hur uppgifter skall anges, t ex personnamn, geografiska uppgifter och tidsuppgifter som återfinns på flera ställen i systemet med olika anknytning till föremålen. Denna normering och standardisering av uppgifterna anknyter så långt som möjligt till den praxis som utvecklats inom de olika sektorerna. Det garanterar att uppgifterna är anpassade till respektive sektors behov. Särskilt viktigt är det arbete som bedrivits inom de olika sektorerna för att skapa nomenklaturer och klassifikationssystem för föremålen. En beskrivning av nuläget samt SAMOREGs rekommendationer finns i avsnitt 8.
De anvisningar som SAMOREG utarbetat kan också användas för andra blanketter som i stort sett har samma innehåll som blanketterna i SAMOREG-systemet, t ex Skoklosterblanketterna. Förutsättningarna för en samordning finns sålunda även om blanketterna i SAMOREG-systemet inte används.

upp

I SAMOREG-systemet har uppgifter som hör samman förts ihop i block. Blockprincipen skall hjälpa den som söker information att hitta de rätta uppgifterna. Den skall också underlätta dokumentationsarbetet. Detta organiseras nu på olika sätt vid olika museer beroende på museernas karaktär och organisation. Rutinerna för dokumentation av föremål från olika sektorer kan t o m variera inom ett och samma museum. Med SAMOREG-systemet delas dokumentationsarbetet upp i följande moment som kan kombineras på olika sätt:

Blockprincipen gör dokumentationssystemet överskådligt och underlättar dokumentationsarbetet. Samtliga blanketter i SAMOREG-systemet följer denna princip.

Inventarieföring samt benämning och klassificering av föremålet görs på SAMOREG-systemets blanketter högst upp, i huvudet. Detta innehåller därför museets namn och kod samt föremålets inventarienummer. I huvudet återfinns också sakordet, d v s föremålets benämning, föremålets klassifikation enligt Outline of Cultural Materials (Översikt över kulturinventariet) eller motsvarande samt uppgift om antallikadana föremål med samma inventarienummer. I anslutning till sakordet finns också ett fält, specialbenämning, för alternativa benämningar, t ex dialektala benämningar, yrkesbenämningar eller slangbenämningar.
Det som är intressant och känt ifråga om föremålens bakgrund och historia måste beskrivas olika i de skilda sektorerna. För arkeologiska, naturhistoriska samt utgrävda etnografiska föremål ger blocket fyndort uppgift om var föremålet hittats i form av geografiska egennamn samt i form av koordinater. I blocket finns också uppgift om fyndomständigheterna.
För etnografiska, konst- samt kulturhistoriska föremål ger blocket uppgifter om tillverkningen eller uppgifter om konstnären/formgivaren en del av bakgrunden. Där finns uppgifter om föremålets upphovsman och, utom för konstföremål, var det tillverkats.
Beskrivningen av föremålet har fått ett block på samtliga blanketter . Vissa uppgifter som t ex föremålets mått och vikt och dess tillstånd vid förvärvet återfinns på alla blanketterna. Andra uppgifter saknas på blanketterna för en eller flera sektorer. Material, tillverkningsteknik och tillverkningstid finns t ex inte av naturliga skäl på blanketten för den naturhistoriska sektorn.
Historik är ett block som för alla slags föremål utom de arkeologiska följer föremålets historia från tillverkningen eller fyndtillfället till förvärvet. Där finns uppgifter om föremålets funktion, dess brukare eller ägare samt var det använts eller förvarats.
Till skillnad från de övriga blocken har anmärkningsblocket inga fasta fält med rubriker för vilka uppgifter som skall anges. Det är avsett för all den ofta mycket viktiga information som inte kan eller bör anges i standardiserad form, t ex en utförlig beskrivning av föremålet och dess funktion. Där finns också utrymme för bild och nödvändiga hänvisningar.
Förvärvsuppgifterna har samlats i ett block med en så gott som identisk utformning på alla blanketterna. Blocket innehåller bl a uppgifter om namn och adress på den från vilken föremålet förvärvats, förvärvsomständigheter, förvärvsdatum, eventuella gamla inventarienummer, signatur och registreringsdatum.

upp

Vilka möjligheter ett museum vill ha att söka i sin föremålsdokumentation beror naturligtvis på museets behovoch resurser. Så länge föremålsdokumentationen är manuell blir sökmöjligheterna begränsade p g a det stora arbetet med att lägga upp kataloger. När ADB införs kan sökmöjligheterna mångfaldigas. I SAMOREG-systemet ingår de uppgifter som kan användas som sökbegrepp (se avsnitt 5.1). Museerna kan därigenom utforma söksystem efter sina behovoch resurser i nuläget och senare anpassa dessa till en framtida samordning.
Exempel på uppgifter som kan användas som gemensamma sökingångar är sakord, klassifikation, person- eller ortnamn, tid, material. Genom standardiseringen av innehållet och gemensamma klassifikationssystem (se avsnitt 7) skall samma sorts information kunna nås med samma sökbegrepp. Därigenom bör översiktlighet och klarhet i söksystemet ha uppnåtts så att det kan utnyttjas även av ovana användare.

upp

SAMOREG-systemet innehåller, som framgår av avsnitt 5.1, inte alla de uppgifter som bör ingå i föremålsdokumentationen. Avsikten är att det enskilda museet med SAMOREG-systemet som grund skall kunna bygga upp en föremålsdokumentation som följer dess rutiner och sökbehov. SAMOREG har tagit hänsyn till att de flesta mindre och flera större museer under överskådlig tid kommer att dokumentera föremålen med manuella rutiner. I ett manuellt dokumentationssystem bör följande kataloger ingå :

Blanketterna i SAMOREG-systemet har konstruerats så att de vid behov kan kopieras inte bara i sitt ursprungliga A4-format utan också som katalogkort i A5-format. De viktigaste sökbegreppen har med tanke på användningen som katalogkort placerats längst uppe i huvudet. Där finns också ett fält, slagord, där valfritt sökbegrepp för museets interna bruk kan anges. Det är också möjligt att t ex trycka upp blanketterna i olika färger och använda en färg för dokumentation av museets egna samlingar och en annan färg för dokumentation av föremål i främmande samlingar.

I ett ADB-baserat dokumentationssystem finns inte olika kataloger i samma mening som i ett manuellt system. En databas ersätter helt eller delvis dessa.

upp

SAMOREG-systemet för föremålsdokumentation finns nu tillgängligt. Museerna har således möjlighet att använda ett gemensamt och enhetligt uppbyggt system för dokumentationen av föremål. Det är självfallet en stor fördelom ett enhetligt system för föremålsdokumentationen får så vidsträckt användning som möjligt.
En omedelbar överföring av all befintlig föremålsdokumentation till ett nytt dokumentationssystem är emellertid ett omfattande och resurskrävande arbete för ett museum. En sådan överföring företas lämpligen om den manuella hanteringen av den befintliga dokumentationen fungerar mycket otillfredsställande eller om denna t ex inte kan dataregistreras. Normalt kan annars övergången till SAMOREG-systemet börja med accessionen från ett visst datum och/eller göras successivt i samband med att delar av samlingarna måste omregistreras och/eller omkatalogiseras.
SAMOREG rekommenderar museerna att införa SAMOREG-systemet för föremålsdokumentationen. Redan nu används systemet vid några museer. Andra museer har för avsikt att börja använda det inom kort, antingen både anvisningar och blanketter eller bara de förstnämnda tillsammans med t ex någon av "Skoklosterblanketterna". Detta är fullt möjligt på grund av den nästan fullständiga överensstämmelsen i innehåll.
Samtliga anvisningar samt den blankett som är avsedd för alla slags museiföremål tillhandahålls av Nordiska museets förlag. Samtliga blanketter kan också köpas där som original för sättning.
För att SAMOREG-systemet skall kunna bli det gemensamma dokumentationssystemet för föremål måste emellertid SAMOREGs arbete följas upp. Förslag till hur den framtida samordningen av museernas dokumentation av föremåloch bilder skall organiseras följer i avsnitt 10.

upp

upp

upp

Ett förslag till ADB-stöd för föremålsdokumentationen lades fram i MUS 65:s betänkande Museerna (SOU 1973:5). Diskussionen har sedan fortsatt, bl a i Dokumentera!. En av SAMOREGs uppgifter har varit att ta initiativ till att datorsystem för föremålsdokumentation utarbetas.

Olika försök med ADB-stöd för föremålsdokumentationen har gjorts. Några av dem är nu i drift. Däremot har en samordning saknats. Förutsättningarna för en sådan samordning finns nu i och med SAMOREG-systemet för föremålsdokumentation. Detta ger museerna samma grund att stå på, d v s samma urval av uppgifter som angivits på ett standardiserat sätt. Det är dock inte meningen att museerna måste skriva om alla uppgifterna på sina nuvarande blanketter och registerkort på blanketterna i SAMOREG-systemet. Dessa används för accession och den omkatalogisering som ändå görs (se avsnitt 5.6). Uppgifterna på äldre blanketter och katalogkort måste däremot vara systematiserade på ett sådant sätt att det är möjligt att dataregistrera dem, d v s överföra dem till ett maskinläsbart medium.

De manuella söksystem som nu används vid de flesta museerna har nackdelar som kan elimineras med ADB-stöd. Nackdelarna hänger samman med svårigheterna att lagra och söka i de stora mängder av information det handlar om. Bristen på översiktlig kunskap om vad som finns i museernas föremålsbestånd ar en följd av dessa svårigheter. I ett ADB-system lagras informationen i en gemensam databas som med ett och samma söksystem nås genom olika sökingångar. Det medför bl a följande fördelar:

• det går att använda alla standardiserade uppgifter som sökingångar till skillnad mot vad som är fallet med lappkatalogerna
• det går att kombinera flera sökingångar, något som bara med svårighet kan göras med lappkataloger.
• informationen behöver bara skrivas en gång, likaså behöver rättelser och tillägg bara föras in på ett ställe
• museerna kan utnyttja informationen om föremålen bättre vilket underlättar deras övriga verksamhet; överblicken över föremålsbeståndet möjliggör bl a en bättre planering av insamlingsverksamheten samt underlättar utställningar och annan pedagogisk verksamhet: forskare och allmänhet för bättre tillgång till föremålsdokumentationen.
• museerna får lättare att kommunicera med varandra, direkt on-line eller med listutskrifter eller mikrofiche

Med ADB kan god information utnyttjas bättre. Däremot förbättrar den inte från början dålig information.

Flera sökingångar gör sökningen effektivare

upp

Till att börja med använde museerna av datortekniska skäl stordatorer på servicebyråer som ADB-stöd för sin föremålsdokumentation. Stordatorerna har minneskapacitet som kan lagra de stora informationsmängder det ar fråga om. De kraftfulla sökprogram, IR-system (IR = Information Retrieval, informationsåtervinning), som krävs för att hantera dessa informationsmängder, utvecklades också först för stordatorerna. Flera system för föremålsdokumentation har utvecklats för stor- och minidatorer.

Etnografiska museet hade under ett par år en databas on-line på stordator vid Stockholms datamaskincentral för högre utbildning och forskning, QZ, och använde IR-systemet ISIS. P g a höga driftskostnader söker museet f n nya lösningar för sitt ADB-stöd.

Kulturarvet i Falun har utvecklat systemet REFORM, REtrieveal system FOR Museums, i samarbete med Medicindata i Göteborg och med ekonomiskt stöd från delegationen för vetenskaplig och teknisk informationsförsörjning, DFI. REFORM har en central databas på Medicindatas stordator i Göteborg där föremålsdokumentation från hembygdsföreningar och några museer, bland dem armémuseum, har lagrats och kan sökas. för sökning används det avancerade IR- systemet 3 RIP som medger sökning på flera olika sätt, bl a fritextsökning. Informationen kan tas ut i olika former, t ex som kartor baserade på den koordinatsättning som görs. Dataregistrering kan göras on-line från terminaler eller på flexskivor med egen mikrodator. Flexskivorna sänds sedan till Medicindata för överföring till databasen. Vid dataregistreringen sker en fortlöpande kontroll av sakord och klassificering. Ett museum som har en mikrodator kan också lagra delar av REFORM-databasen som lokal databas, men då med mycket begränsade sökmöjligheter. Uppläggning av en ny databas kostar 2 000 kr. Lagringen av databasen kostar sedan 0.05 kr/post och år (min 1 000 kr) för off-line lagring och 0.25 kr/post och år (min 2 000 kr) för on-line lagring. I den förra formen av lagring ar inte databasen ständigt tillgänglig för sökning. Inläsning av flexskivor kostar 100 kr/skiva (min 200 kr), test och förarbetning samt invertering 0.20 kr/post (min 400 kr). Sökningar i databas med 3RlP kostar 100 kr/terminaltimme. Priserna gäller hösten 1985. REFORM har kompletterats med ett system för bildregistrering, BILDREFORM, som beskrivs närmare i avsnitt 7.1.

Naturhistoriska riksmuseet har utvecklat ett system, RUBIN, för inventering av naturmiljön, men använder det också för dokumentation av sina objekt. Stordatorstöd har i museets system förenats med ett mikrodatornät. RUBINs programbibliotek finns på stordatorn vid QZ. Ett nät av fjorton mikrodatorer vid museet med extra minneskapacitet innehåller bl a databaser för objekten. I RUBIN registreras föremålen i kodifierad form, max 80 tecken/objekt. Detta har fördelar eftersom samlingarna är mycket stora, ca 15 miljoner objekt, och dokumentationen först och främst används för vetenskapliga ändamål, t ex statistik och karteringar. Något IR-system används inte, men enkla sökningar kan göras med databashanteringsprogrammet.

Nordiska museet är numera huvudman för Kulturarvet i Falun. Innan detta blev aktuellt hade museet utvecklat ett ADB-system med en egen minidator, fn en Hewlett-Packard (HP) 3000. Databasen innehåller nu informationen i museets huvudliggare, ca 300 000 inventarienummer. I systemet lagras information bara i fasta fält, d v s det finns ingen fritext. Söksystemet är relativt enkelt och bygger på databashanteringsprogrammet IMAGE. Museet söker emellertid efter ett lämpligt IR-system. Dataregistreringen av uppgifterna i huvudliggaren har skett med AMS-medel vid en beredskapsarbetsplats i Älvsbyn med utrustning som bekostats av museet. Denna arbetsplats kan också användas av andra museer. Länsmuseerna har erbjudits denna möjlighet och några av dessa har också utnyttjat erbjudandet. Dataregistreringen är kostnadsfri så länge driften finansieras med AMS-medel. Museerna kan sedan få tillbaka informationen i form av sorterade listor. Nordiska museet kan därutöver också erbjuda dessa museer att lagra sin föremålsdokumentation i databaser på Nordiska museets dator och söka i dessa med terminal på det egna museet via telenätet. Detta kan ske till en månadskostnad av 1 500-2 000 kr. Telekostnader vid sökningarna tillkommer naturligtvis. Livrustkammaren och Skoklosters slott använder sig redan av denna möjlighet.

Stockholms stadsmuseum har under en längre tid dataregistrerat sina föremål på kommunens stordator. Museet har inte tillgång till databasen on-line utan i form av sorterade listor. Ovanstående ADB-system bygger på förhållandevis stora datorer, stor- eller minidatorer. De flesta museerna har inte ekonomiska möjligheter att själva skaffa sådana. Däremot kan de anskaffa s k mikrodatorer, persondatorer eller supermikrodatorer.

Bohusläns museum har valt att prova en persondator, ABC 806, med extra minne och programvara anpassad för museets föremålsdokumentation. Dess dator används också för administrativa tillämpningar. Museets föremålsbestånd är emellertid förhållandevis litet.

Dalarnas museum och Skaraborgs länsmuseum bedriver försöksverksamhet med mikrodatorer för bildregistrering inom ramen för BILDREFORM (se avsnitt 7.1), en verksamhet som i stort sett liknar föremålsdokumentationen.

På Nationalmuseum används ADB i depositionsverksamheten. Ovan exempel på basbild ur registret.

Statens konstmuseer har utvecklat och provat ett ADB-system för depositionsverksamheten. Systemet omfattar ca 10 000 deponerade konstverk och utrustningen består av en persondator med utbyggt minne och programvaran Dataflex anpassad för ändamålet. Databasen omfattar basinformation om föremålen och administrativa uppgifter i samband med utlånen. Systemet har ett tiotal sökingångar och används Även för utskrift av sorterade listor, förteckningar och uppdragsformulär.

Andra museer än de ovannämnda har tillgång till datorkraft för administrativa tillämpningar, t ex ekonomi- och personaladministration, statistik, adressregister, lagerhållning och ordbehandling. Vissa museer har egna mikrodatorer för dessa tillämpningar. Andra använder datorkraft hos kommun, landsting eller servicebyrå, ibland via terminal. Föremåls- och bilddokumentationen ställer dock helt andra krav än de administrativa tillämpningarna på minneskapacitet och programvara, främst sökprogram. I de administrativa tillämpningarna är informationsmängderna små och det finns en stor mängd färdiga standardprogram för dem. Det ar emellertid rimligt att pröva i vilken omfattning museerna kan använda sig av sin tillgång till datorkraft i eller utanför museerna för föremåls- och bilddokumentation.

Inget av de ovannämnda ADB-systemen bygger på SAMOREG-systemet eftersom de utvecklats innan detta förslag. Kulturarvets, Nordiska museets och Stockholms stadsmuseums ADB-system bygger på olika varianter av Skoklosterblanketten. Det finns långt framskridna planer på att göra dataregistrering enligt SAMOREG-systemet möjlig hos Kulturarvet och Nordiska museet. Etnografiska museet har tidigare haft en blankett som är mer kortfattad än den etnografiska i SAMOREG-systemet, men planerar att gå över till detta i samband med införandet av ett nytt ADB-system.

upp

I framtidsperspektivet kommer frågan om samordning med andra kultursektorer, främst arkivväsendet och biblioteksväsendet, in i bilden. Det har dock inte legat inom ramen för SAMOREGs arbete att ta upp denna vidare aspekt. Det som sågs i det följande utgår därför från situationen och behoven i fråga om museernas föremåls- och bilddokumentation.

Museerna måste inför en datorisering av föremålsdokumentationen överväga sina behov och arbetsrutiner för att därigenom komma fram till vilka krav som skall ställas på leverantörer av datorer och programvara. några exempel på nödvändiga eller önskvärda krav är följande:

• att ADB-systemet kan hantera tillräckligt många poster (post = uppgifterna om ett föremål eller en bild i en databas) för behoven under närmaste framtiden, t ex söka i dem alla samtidigt
• att flera värden, t ex flera klassifikations. eller materialuppgifter, kan registreras i samma fält och sedan sökas
• att fältlängderna kan varieras efter hur mycket som registrerats så att informationen inte tar upp onödigt stort minnesutrymme
• att uppgifterna i vissa falt är direkt sökbara så att datorn inte behöver gå igenom varje post i varje sökning
• att antalet direkt sökbara falt kan ändras vid behov
• att flera sökingångar kan kombineras med hjälp av begreppen "och", "eller" och "inte"
• att sökresultatet först kan ges i form av antal relevanta poster, "träffar", så att sökningen sedan utvidgas eller begränsas genom användning av fler sökingångar
• att sortering av sökresultatet kan göras på lämpligt sätt, t ex efter inventarienummer
• att alla kan använda systemet och inte avskräcks av svåra program
• att flera användare samtidigt kan söka i systemet

Flera utvecklingsvägar till ADB-stöd för föremålsdokumentationen öppnats för museerna genom den tekniska utvecklingen. De kan t ex ansluta sig till något av Nordiska museets båda system eller, i fråga om naturhistoriska objekt, till naturhistoriska riksmuseets RUBIN. Museerna kan också utveckla egna ADB-system. De kan då välja mellan att använda stor- och minidatorer hos t ex kommuner, landsting och universitet och högskolor eller att använda egna datorer.

Det börjar nu bli ekonomiskt möjligt för museerna att skaffa egna mikrodatorer med den minneskapacitet som behövs. Dessa mikrodatorer kallas supermikrodatorer för att skilja dem från persondatorerna. Utvecklingen pekar mot att minneskapaciteten fortsätter att öka och att kostnaderna för den realt sett sjunker. Däremot har inte programvara för informationssökning utvecklats i samma takt. Statskontorets utredning och avtal om basdatorer har t ex styrts av administrativa behov och önskemål ADB-system för museer och andra institutioner med ett likartat behov av informationssökning, t ex bibliotek, är ett tillämpningsområde som leverantörerna har börjat att uppmärksamma först på senare tid.

Under våren 1985 gjorde SAMOREG en mindre marknadsöversikt genom att ställa ett antal krav och bifoga ifyllda SAMOREG-blanketter till några olika leverantörer. De erbjöds att demonstrera sina lösningar på museiveckan. Några olika lösningar i skilda prisklasser visades och gav en uppfattning om möjligheterna att anpassa sådana lösningar för föremålsdokumentation. SAMOREG har inte haft medel för en sådan anpassning och det har inte heller funnits någon beställare av en sådan. Det går därför inte att precisera kostnaderna. Några prisexempel på datorsystem (ej programvara) våren 1985 kan dock ges:

Enarbetsplatssystem
Persondator med kringutrustning i form av Winchesterminne med kassett för backup och skrivare, operativsystem CP/M eller MS-DOS: 80 000 - 110 000 kr.

För utrustning med operativsystemet UNIX som gör det lättare att sedan byta till större datorer är priserna än så länge högre.

Flerarbetsplatssystem
En dator med fem arbetsplatser (terminaler) från vilka det är möjligt att samtidigt söka, rätta o s v i samma databas med operativsystemet UNIX: 250 000-400 000 kr samt underhållskostnader på ca 20 000 kr/år.

En dator med sexton arbetsplatser med operativsystemet UNIX : 500 000 - 900 000 kr samt underhållskostnader.

Till de ovannämnda kostnaderna kommer kostnader för programvara. Dessa kostnader kan bli avsevärda om programvaran kräver en mer omfattande anpassning för ändamålet. SAMOREG har inte funnit någon programvara för mikrodatorer som direkt kan användas för föremålsdokumentation. Däremot finns det flera programvaror som kan anpassas för detta ändamål.

upp

En databas för föremålsdokumentationen är inte användbar förrän tillräckligt mycket av dokumentationen, helst hela, dataregistrerats. Dataregistreringen av den befintliga föremålsdokumentationen är en kostnads- och arbetskrävande uppgift. Den omfattar inte bara själva inmatningen i datorn utan också ett omfattande kontroll- och korrigeringsarbete. Övergången till ADB-stöd för föremålsdokumentationen är i hög grad beroende av att frågan om dataregistreringen av den befintliga föremålsdokumentationen löses. En förutsättning för dataregistreringen är att det finns ett tillräckligt systematiskt underlag för den i form av goda huvudliggare och kataloger (se avsnitt 6.1). för de museer som inte redan nu har ett sådant är en övergång till SAMOREG-systemet ett bra alternativ.

Den beredskapsarbetsplats som Nordiska museet använder i Älvsbyn kan så länge AMS-medel utgår kostnadsfritt dataregistrera andra museers föremålsdokumentation, en verksamhet som redan pågår. Kulturarvet i Falun har vissa möjligheter att ombesörja dataregistrering till självkostnadspris. I båda fallen kommer det att bli möjligt att använda SAMOREG-systemet som underlag. För museer som väljer att inte lägga sina databaser i något av Nordiska museets båda system kan frågor i samband med överföring av den dataregistrerade informationen till andra datorer behöva lösas.

När den befintliga föremålsdokumentationen dataregistrerats kan dataregistreringen av accessionen samt rättelser och tillägg i den befintliga dokumentationen ingå i museernas ordinarie arbete.

Interiör från dataregistreringscentralen i Älvsbyn. Foto Arnold Eklund.

upp

Många museer har insett fördelarna med ADB-stöd för föremålsdokumentationen och är intresserade av att börja använda ADB, men tvekar om vilken väg de skall gå eftersom olika ADB-system för föremålsdokumentationen har utvecklats och den tekniska utvecklingen går mycket fort. Det ar därför angeläget att museerna så snart som möjligt får klart utformade alternativ att bedöma. Ett alternativ är att museet ansluter sig till något av Nordiska museets båda system, REFORM och Nordiska museets minidator. Ett annat alternativ är att museet får tillgång till datorkapacitet hos t ex kommunerna. Ett tredje är att museet skaffar sig en egen dator.

Ett problem som måste utredas är vilka krav som museerna skall ställa på leverantörer och databasvärdar. Ett annat problem som särskilt gäller alternativet egna datorer är att det än så länge saknas lämpliga sökprogram för de datorer som kan komma ifråga. SAMOREG har i dessa frågor samrått med statskontoret. Diskussionen har lett fram till att ett projekt för att utveckla lämpligt ADB-stöd för föremålsdokumentation enligt SAMOREG-systemet bör genomföras.

Ett sådant projekt kan bara förverkligas om det finns ett klart intresse hos museerna att samarbeta i denna fråga. SAMOREG bedömer att det bör finnas ett sådant intresse eftersom ett utvecklingsarbete av denna art är resurskrävande och museerna kan uppnå kostnadsmässiga fördelar genom att agera gemensamt. Ett gemensamt projekt främjar också en samordning på området som på längre sikt i hög grad kan underlätta informationsutbytet mellan museerna. SAMOREG föreslår därför att kulturrådet tar initiativ till ett projekt för att utveckla ADB-stöd för föremålsdokumentation enligt SAMOREG-systemet. En förutsättning är att ett antal museer deltar i projektet både personellt och ekonomiskt. Projektet bör bedrivas i samarbete med Länsmuseernas samarbetsråd och Svenska museiföreningen samt under medverkan från statskontoret.

ADB kommer i framtiden troligen att bli en integrerad del av museernas föremåls- och bilddokumentation. Det kommer därför saken att finnas ett behov av samordning och erfarenhetsutbyte i ADB-frågor både mellan museerna och mellan museiväsendet och andra kultursektorer, t ex arkivväsendet och biblioteksväsendet. Förslag till ett framtida samordningsarbete finns i avsnitt 10.

upp

upp

De stora problemen inom bilddokumentationen och den tekniska utvecklingen i fråga om ADB, mikrofilmningsteknik och videoteknik har väckt ett stort intresse för bilddokumentationen och, inte minst, en samordning av denna.

I Statens kulturråds tidigare rapporter Vem ska rädda bilden? och Dokumentera! har bl a bilddokumentationen behandlats. Med dessa rapporter som grund har kulturrådet tillsatt dels en fotokonsulent som bl a har i uppgift att ge museerna ute i landet råd om registrering av fotografier, dels SAMOREG med uppdrag att bl a behandla bilddokumentationen. Det är i båda fallen fråga om tidsbegränsade projektarbeten. Fotokonsulentens uppdrag avslutas i och med utgången av budgetåret 1986/87.

Svenska museiföreningen har en bildkommitté. Dess arbete har till stor del inriktats på copyright- och ersättningsfrågor. Kommittén anordnade 1982 ett seminarium om registrering av bildsamlingar vilket syftade till en samordning av bilddokumentationen.

Några institutioner inom museiområdet arbetar också med att utveckla bilddokumentationen, delvis med stöd av delegationen för vetenskaplig och teknisk informationsförsörjning (DFI). F n stöder DFI projektet BILDREFORM som pågår vid Kulturarvet i Falun och armémuseum i samarbete med Medicindata i Göteborg. Det är en fortsättning på tidigare projekt vid de båda institutionerna. DFI har också finansierat en stipendiat för bildregistreringsfrågor som tjänstgjort vid Stockholms stadsmuseum. Stipendiatet övergick sedan i ett nu avslutat projekt med bidrag från DFI vid museet. Projektet har sedan blivit en del av museets reguljära verksamhet. I dessa projekt har också tekniker för bildlagring och bildsökning prövats.

BILDREFORM är en tillämpning för bilder av REFORM, som presenterades i avsnitt 4.3. I BILDREFORM deltar förutom Kulturarvet i Falun och armémuseum också Dalarnas museum, Nordiska museet och Skaraborgs länsmuseum. Jönköpings läns museum undersöker möjligheterna att använda systemet. Nordiska museet och Stockholms stadsmuseum har deltagit i utvecklingen av systemet. BILDREFORM är avsett för alla typer av bilder, t ex fotografier, teckningar och målningar. Grunden i systemet är två sammanhängande databaser på Medicindatas stordator i Göteborg. I den ena databasen finns uppgifter om den fysiska bilden, dess tillkomst och historia, t ex mått, fotograf eller konstnär, ägare. I den andra finns uppgifter om motivet, t ex valfritt antal sakord och realnummer för händelser, företeelser och föremål, namn på avbildade personer.

Kulturarvet i Falun har prövat bildlagring och bildsökning med hjälp av videoskivspelare och färgteve. Bilderna skall kunna visas samtidigt med bildbeskrivningarna vid sökning i databas. En videoskiva rymmer 110 000 bilder. Under 1985 har en ny typ av skiva som rymmer 220 000 bilder lanserats. Armémuseum har på rov använt videoband. Stockholms stadsmuseum håller på att föra över sitt bildarkiv på 16 mm mikrofilm som monteras i s k jackets vilka kan användas för sökning.

upp

SAMOREG har tillsammans med fotokonsulenten vid kulturrådet inventerat de viktigaste problemen i samband med bilddokumentationen. De redovisas har tillsammans med tänkbara lösningar.

Ett grundläggande problem i fråga om bilddokumentationen och samordningen av denna är att det inte finns något fastställt urval av uppgifter om bilden och om motivet. Ett förslag till vilka uppgifter om bilden och motivet som skall dokumenteras har utarbetats inom ramen för BILDREFORM. Detta förslag är en lämplig grundval för ett samordnat system för bilddokumentationen.

Det har visat sig att innehållet i föremålsdokumentationen till en del måste skilja sig mellan de olika sektorerna arkeologi, etnografi, konst, kulturhistoria och naturhistoria. Det finns också skillnader mellan olika slags bilder som tyder på att det bör finnas skillnader i dokumentationen av olika bildtyper. Skiljelinjerna går i fråga om bilder nödvändigtvis inte mellan de olika sektorerna. I Vem ska rädda bilden? görs vissa distinktioner som kan läggas till grund för följande indelning i olika bildtyper:

1. Dokumentärt bildstoff
   • a) originalfotografier ( = förvärvade fotografier och fotografiska samlingar)
   • b) museernas produktion av dokumentära bilder, bl a fotografier som en del av fältarbetet
   • c) föremålsfotografier och andra avbildningar av föremålen
2. Konstbilder
3. Fototekniskt eller grafiskt intressanta bilder
4. Bilder som föremål
5. Övriga bilder, t ex kartor och ritningar

Samma bildtyp kan återfinnas inom flera av sektorerna. Den bör dock dokumenteras på samma sätt oberoende av sektor. Däremot skiljer sig behovet av information om bilder mellan olika bildtyper, t ex konstbilder och dokumentära bilder. Frågan om hur olika bildtyper påverkar uppläggningen av bilddokumentationen och bör därför utredas snarast.

Kan konstnärliga och dokumentära fotografier beskrivas på samma sätt? T v Vid brunnen. Foto Johan Hertzberg ca 1900. Fotografiska museet. T h Blekingeflicka från Lösens kyrkby i Lösens socken (här något beskuren). Foto J E Thorin 1904. Nordiska museet.

Några bildtyper har närmare anknytning till andra former av dokumentation än till bilddokumentationen och är därför inte lika betydelsefulla för dess uppläggning. Bilder som föremål och föremålsfotografier hör t ex snarast ihop med föremålsdokumentationen. Kartor är en kategori av bilder som också finns på många forskningsbibliotek. Dessa bildtyper bör i viss utsträckning tas med även i bilddokumentationen. Det återstår dock att avgöra i vilken omfattning det bör ske.

Museerna har, får och förvärvar stora mängder av fotografier av olika kvalitet och med olika informationsvärde (se avsnitt 4.2). Dessa stora mängder kan inte dokumenteras på det noggranna satt som diskuterats inom BILDREFORM. Det får ses som ett ideal som kan förverkligas i fråga om det urval av fotografier som är särskilt värdefulla att dokumentera eller om vilka det finns lättillgängliga uppgifter. Men de övriga fotografierna måste också dokumenteras. SAMOREG har därför tillsammans med Stockholms läns hembygdsförbund initierat ett försök med kortfattad registrering av fotosamlingar.

Det är svårt att hitta i bildsamlingarna. Problemet kan lösas på två sätt. Det ena är verbal sökning vilket innebär att man söker efter bilden utifrån en klassifikation eller verbal beskrivning av den. Det andra sättet är sökning genom att se och jämföra bilderna, d v s visuell sökning. Eftersom en bild aldrig kan beskrivas fullständigt i ord är den visuella sökningen nödvändig. För att underlätta den visuella sökningen måste bilderna kunna lagras och sökas på ett bättre sätt än det traditionella med fotokopior monterade på kartong eller lösa kopior. På det traditionella sättet finns risk att kopior försvinner, sökningen är långsam och besvärlig och kopiorna slits hårt i hanteringen. I avsnitt 7. 1 redogjordes för några försök med andra tekniker för bildlagring och bildsökning. SAMOREG föreslår att de tekniker för bildlagring och bildsökning som prövats snarast måste utvärderas för att avgöra vilka av dem som ar lämpade för att användas i museerna.

Det är emellertid omöjligt att bläddra igenom samlingar med hundratusentals eller miljoner bilder. Den verbala sökningen måste därför användas som ett stöd för den visuella. Den används för att söka fram det urval av bilder som sedan studeras närmare. Urvalet kan ha en eller flera gemensamma egenskaper eller anknytning till ett visst sammanhang, t ex samma upphovsmän eller samma motiv. Den verbala sökningen kan bestå i att läsa texten på en hylla, låda, mapp, kapsel etc för att se var ratt kategori av bilder finns. Ofta inleds sökningen i en fristående dokumentation, kataloger eller en databas. En god dokumentation underlättar den verbala sökningen. Klassifikationen av bilderna är en viktig sökingång. Outline of Cultural Materials har prövats som klassifikationssystem för dokumentera bilder i BILDREFORM och i olika museer. Erfarenheterna visar att systemet bör gå att använda för detta ändamål men behöver anpassas till nordiska förhållanden. Ett förslag till en sådan anpassning finns i avsnitt 8. för konsthistorisk klassificering av motivet finns i SAMOREG-systemet motivkategori, vilken bör vara tillämplig också för bilddokumentationen. Detsamma galler den standardisering som finns i SAMOREG-systemet t ex i fråga om geografiska uppgifter och tidsuppgifter.

De nuvarande bristerna i bilddokumentationen kan avhjälpas genom ett genomtänkt dokumentationssystem. Ett gemensamt system besparar det enskilda museet kostnader och arbete med att utveckla ett eget och medför en samordning av museernas bilddokumentation. Förutsättningarna för ett sådant system föreligger redan. Detta bör samordnas med SAMOREG-systemet för föremålsdokumentation. SAMOREG föreslår att ett gemensamt system för museernas bilddokumentation utarbetas. I avsnitt 10.1 föreslås hur detta skall genomföras.

upp

Klassifikationsfrågorna är mycket väsentliga i dokumentationsarbetet, främst för att klassifikationen är en viktig sökingång. De gamla klassifikationssystemen i museerna är inte heltäckande eller enhetliga. Ett enhetligt klassifikationssystem för kulturhistoria har varit ett länge känt behov. På Nordiska museets initiativ har klassifikationssystemet Outline of Cultural Materials översatts till svenska (Översikt över kulturinventariet). Många museer och hembygdsföreningar har sedan tillämpat systemet på svensk kulturhistoria. Etnografiska museet använder den engelskspråkiga versionen som ursprungligen utarbetades för excerpering ur litteratur om all världens etniska förhållanden.

Outline of Cultural Materials är därför trots vissa justeringar i många fall svårt att tillämpa på kulturella förhållanden i Sverige. Det innebär att en större anpassning av systemet är nödvändig, men eftersom det ar ett internationellt system bör dessa utföras inom systemets ram. Ett arbete med att dra upp riktlinjerna för en anpassning till svenska förhållanden påbörjades inom SAMOREG. Två av gruppens ledamöter utarbetade ett förslag till hur revisionen skule genomföras. Samtidigt aktualiserades behovet av en revision i Norge. Ett nordiskt samarbete som också inkluderar Finland och i viss mån Danmark inleddes därför för att få till stånd ett projekt med syftet anpassa Outline of Cultural Materials till nordiska förhållanden. Det nyssnämnda förslaget kommer att ingå som en del av underlagsmaterialet i detta samarbete. Detsamma gäller resultatet av Kulturarvets arbete med att kontrollera sakord mot klassifikation (se avsnitt 5.2). SAMOREG rekommenderar att klassifikationssystemet Outline of Cultural Materials anpassas till nordiska förhållanden samt används för i första hand kulturhistoriska samlingar. För etnografiska samlingar används i första hand den engelskspråkiga versionen.

En enhetlig terminologi krävs för samordningen av dokumentationen. Därför utarbetas nomenklaturer. Nomenklaturarbetet har kommit längst i fråga om föremålsbenämningar. Nordiska museet har under drygt tjugo år haft en tjänst för arbete med kulturhistorisk nomenklatur inom vilken nomenklaturer för olika föremålsgrupper utarbetats. Inom arkeologi pågår arbete med samnordiska nomenklaturer för förhistoriska samt medeltidsarkeologiska föremål. För konst har ett nomenklaturarbete påbörjats inom ramen för SAMOREG-arbetet. för naturhistoriska objekt finns de latinska benämningarna på djur och växter. RUBIN har en svensk nomenklatur i kodform vilken kan utvidgas till nya objekttyper enligt bestämda regler. Nomenklatur för föremålsbenämningar är i första hand en fråga för de sektorsansvariga museerna.

Nomenklaturer för t ex material och tillverkningsteknik och andra typer av normering och standardisering kräver ett samarbete över sektorsgränserna. Som exempel på sådan standardisering kan nämnas speciella anvisningar för mätning av föremål och införande av en eventuellt kommande standard för förkortningar av inte längre använda namn på nationer och stater.

SAMOREG ser det som önskvärt att det klassifikations-, nomenklatur- och annat normerings- och standardiseringsarbete som bedrivs fortsätter.

upp

Man talar mycket om att vi är på väg från industrisamhället in i informationssamhället. Detta skulle karakteriseras av att information blir allt viktigare och allt fler sysslar med att framställa och utbyta information. I informationssamhället används också den nya informationsteknologi som växt fram, datateknik och annan elektronisk teknik som används vid framställning och överföring av information. Vilken blir då museets plats i informationssamhället? Kan det dra nytta av den nya informationsteknologin?

Museerna är effektiva samlare och lagrare av kunskap, men måste finna bättre vägar att göra den tillgänglig.

upp

Museerna är förmedlare av kunskap och upplevelser, d v s förmedlare av vissa typer av information. De är institutioner som samlar, lagrar, bearbetar och tillhandahåller kunskap om det förflutna, kunskap som också kan ge upplevelser.

Denna kunskap är avsedd för var och en i samhället. Museipersonal och forskare har emellertid ett särskilt ansvar för att den blir tillgänglig för alla.

Basen för denna kunskapsförmedling är en unik kunskap i form av kulturbyggnader, föremål, bilder, uppteckningar och andra dokument, film, video och ljudinspelningar o s v. Dokumentationen av dessa innehåller vanligen unika uppgifter om det sammanhang i vilket de förekommer. Museet kan således tillhandahålla en unik kunskap.

Oftast finns det ytterligare en kunskapskälla i museet, dess bibliotek. Böcker och tidskrifter är inget unikt material. De innehåller emellertid en bearbetad och lättillgänglig kunskap av stort värde använd tillsammans med den unika kunskap som lagrats vid museet. Den kunskap som finns i museerna tillhandahålls vanligen i bearbetad form. Museipersonal och forskare görs utställningar och visningar, skriver kataloger, böcker och artiklar, håller föredrag etc som bygger på den kunskap som lagrats i museet.

Den kunskap som tillhandahålls på detta sätt är emellertid bara en liten del av den lagrade kunskapen. Om denna skall kunna utnyttjas effektivare finns det problem som måste lösas, kanske med hjälp av den nya informationsteknologin.

Det viktigaste problemet är att det är svårt att söka efter kunskapen. Det försvårar museipersonalens och forskarnas arbete. Det försvårar också för allmänheten att direkt ta del av den lagrade kunskapen i museet.

Ett annat problem är geografiskt. Personer som inte arbetar på museet, framför allt de som befinner sig på annan ort, har svårt att få tillgång till den kunskap som lagrats i museet och framför allt dess unika kunskapsbas. Enklare förfrågningar kan göras per brev eller telefon, men mer omfattande kunskapssökande måste göras på plats. I framtiden kommer mer och mer kunskap att bli tillgänglig i decentraliserad form, i databaser som nås via tele- eller datanätet. Kan museerna följa med i denna utveckling och ställa sin kunskap till förfogande?

upp

De som söker efter kunskap i museet görs det oberoende av kunskapens form och av var den befinner sig, i museets föremåls- eller bildbestånd, i dess arkiv eller bibliotek.

Arkeologerna hämtar kunskap direkt på fältet samt i museer och arkiv från utgrävda föremål, uppgifter om fyndplatsen såsom dess belägenhet, jordmån, växtlighet och kulturlager, uppgifter om terrängförhållanden som t ex avslöjar forntida åkrar. Uppgifterna ställs samman och tolkas ofta med hjälp av paralleller från andra undersökningar. På så vis kan arkeologen t ex ge en bild av livet i en järnåldersby.

De naturhistoriska museerna förser den omfattande biologiska och geologiska forskningen med en del av den behövliga informationen. Naturhistoriska objekt och systematiskt utförda observationer och analyser med eller utan anknytning till objekten ger ökad kännedom om naturmiljön och de ekologiska sambanden.

Föremåls- och bildsamlandet är viktigt för kulturhistoriska och etnografiska museer. Det bidrar tillsammans med fältarbete bedrivet med penna, kamera och bandspelare till att kartlägga t ex lokalsamhället och dess förändringar eller människornas sociala förhållanden och tankesätt och att placera föremålen i deras rätta sammanhang. Ett exempel på en sådan integration är SAMDOK-arbetet, genom vilket det samtida svenska samhället dokumenteras.

Sökandet efter kunskap försvåras av att sökningar måste göras på olika sätt och inte omfattar all den lagrade kunskapen samtidigt. Föremålsbestånd, bildbestånd, arkiv och bibliotek har olika söksystem (se avsnitt 5. 1). De har var sin uppsättning av sökingångar i form av kataloger ingående i föremålsdokumentationen eller bilddokumentationen, arkivförteckningar och arkivets övriga register samt bibliotekets kataloger. Inte heller uppvisar t ex dokumentationen av olika föremålstyper alltid en inbördes enhetlighet (se avsnitt 4.2). Mycken tid och stort arbete, och därmed också avsevärda kostnader, går åt att söka efter kunskap i museet. Det fordras stor kännedom om de olika söksystemen för att kunna söka.

Kunskapsförmedlingen blir mycket personberoende. Människan har en fantasi och associationsförmåga som går långt utöver vad maskiner och andra hjälpmedel någonsin kan ge. Men ett alltför stort personberoende har nackdelar. Kvalificerad personal måste användas för rutingöromål och kunskapen försvinner med de människor som har den. Utomstående forskare och allmänheten kan inte heller söka på egen hand. Tekniska hjälpmedel underlättar museipersonalens arbete genom att avlasta rutinarbete och göra det lättare för utomstående att söka på egen hand.

Museets lagrade kunskap är nu inte den samlade resurs den borde vara. Museerna strävar dock alltmer medvetet efter att effektivare kunna använda sin lagrade kunskap som en samlad resurs. Några exempel kan nämnas. Stockholms stadsmuseum har nyligen öppnat sitt faktarum där alla slags användare enkelt kan få tillgång till en stor del av den lagrade kunskapen i museet. Etnografiska museet har samlat föremålsdokumentationen, arkivet och biblioteket till ett studiegalleri där också den ADB-baserade information kommer att bli tillgänglig. Nordiska museet bygger upp ett ADB-baserat söksystem, det totala informationssystemet, som skall omfatta föremålsdokumentationen, arkivet med bildarkivet och biblioteket.

I Stockholms stadsmuseums nyöppnade faktarum finns material av olika slag om Stockholm på mikrokort. Flera läsapparater står till besökarnas förfogande. Foto Stockholms stadsmuseum

Med ett gemensamt söksystem för all sin lagrade kunskap kan ett museum använda denna som en samlad resurs. Det kan byggas upp som en serie manuella kataloger, en för varje sökingång, vilka var och en täcker föremålsbestånd, bildbestånd, arkiv, bibliotek o s v. ADB är emellertid nu det enklaste och billigaste sättet att få till stånd ett gemensamt söksystem (se avsnitt 4.2). Därigenom kan den lagrade kunskapen vid museet utnyttjas bättre i det interna arbetet. Museet kan också förbättra sin service till forskare och allmänhet. Ett gemensamt söksystem fordrar emellertid en samordning av dokumentationsarbetet.

För bilder behövs bättre möjligheter till visuell sökning. Det finns flera tekniker för bildlagring och bildsökning som möjliggör snabb genomsökning av stora mängder bilder (se avsnitt 7.2). Bilderna kan t ex överföras till bildbärare som mikrokort eller videoskiva för att underlätta sökningen. Digitalisering av bilder görs det möjligt att lagra dem i databaser och snabbt hämta fram dem. Digitaliseringen är tekniskt möjligt men stora mängder av bilder kräver en hittills oöverstigligt stor minneskapacitet. Det är möjligt att förhållandet ändras om kostnaden för minneskapacitet fortsätter att sjunka i nuvarande takt och de digitala stillbildskameror som nu är på experimentstadiet för ett genombrott. Mikrofilm och mikrokort är kanske de bildbärare som lämpar sig bäst både för omedelbar användning och som underlag för framtida tekniker.

Datatekniken och de nya teknikerna för bildlagring och bildsökning förbättrar på ett genomgripande satt möjligheterna att tillhandahålla kunskap vid museet. Den lagrade kunskapen kan behandlas som en samlad resurs. Museipersonal och forskare kan lättare hitta material för sin kunskapsförmedling. Det blir också på ett helt annat sätt an nu möjligt att ge allmänheten direkt tillgång till den kunskap som lagrats vid museet.

upp

1.Datatekniken och de nya teknikerna för bildlagring och bildsökning kan också möjliggöra sökning i och tillhandahållande av museets lagrade kunskap i decentraliserad form. Decentraliserad sökning är viktigast och lättast att få till stånd. Databaser för sökning kan göras tillgängliga genom tele- eller datanätet. Bildsamlingar för sökning kan göras tillgängliga på olika sätt. Mikrofilm, mikrokort och videoskivor kan lätt dupliceras och spridas utanför museet. Digitala bilder kan sändas över tele- eller datanätet. De behöver inte lagras digitalt, de kan t ex digitaliseras från en videoskiva. Överföringen är emellertid dyr och långsam i dag. Detta förhållande kan förändras med televerkets nya fiberoptiska nät. Försök att lösa överföringsproblemen pågår på flera håll, bl a vid Medicindata i Göteborg.

En person som befinner sig på annan ort kan således förhållandevis lätt få besked om var kunskap finns, men har fortfarande ett handikapp jämfört med den som är på plats, nämligen svårigheten att få tillgång till den unika kunskapen i museet. Den nya tekniken skapar också här nya möjligheter.

Föremåls- och bilddokumentationen samt uppteckningar och andra dokument innehåller text. Text kan lätt dataregistreras och bli tillgänglig i databaser. Begränsade textmängder, t ex i föremåls- och bilddokumentationen, kan bli ekonomiskt och praktiskt möjligt att dataregistrera. Men det är inte rimligt att dataregistrera de oerhörda textmängder som finns i uppteckningar och andra dokument. Förhållandet kan i framtiden bli annorlunda med dokument som framställts med hjälp av ordbehandlingsutrustning.

Bilder kan som framgått tillhandahållas på flera olika sätt. Dokument kan möjligen också avbildas och behandlas som bilder. Det är en fråga om vad som är ekonomiskt och praktiskt möjligt. Videoband kan kopieras och är därigenom ett praktiskt satt för tillhandahållande även av film.

Det finns det redan ett väl etablerat och väl fungerade sätt att tillhandahålla ljudupptagningar, nämligen ljudband. Snart kommer inspelningsbara CD-skivor, d v s små digitala optiska skivor, att lanseras. En av fördelarna med dessa är att ljud kan överföras via tele- eller datanätet snabbt och utan störningar.

Föremål låter sig inte lika lätt som text, ljud och bild överföras i en form som lämpar sig för mångfaldigande eller överföring via tele- eller datanät. Bilder av föremål, kanske t o m tredimensionella hologram, kan bli tillgängliga, men en bild återger bara föremålet på ett högst ofullständigt sätt.

Kännedomen om vilken kunskap som lagrats i museerna kan således spridas med hjälp av datatekniken och nya bildbärare. Däremot kan inte den unika kunskap som lagrats i museerna tillhandahållas lika enkelt med undantag av bildsamlingar samt föremåls- och bilddokumentationen. En decentraliserad sökning genom datatekniken och nya bildbärare ger emellertid museerna nya möjligheter till samarbete och kan på ett annat sätt än nu ge forskare och allmänhet kännedom om vilken kunskap som finns i museerna. Var och en skulle kunna söka i ett nät av databaser samt samlingar av bildbärare tillgängliga på ett folkbibliotek eller t o m hemma. Det är tekniskt möjligt. Museerna står inför frågan är om det är önskvärt och ekonomiskt rimligt.

upp

Museerna har en särställning i informationssamhället genom den unika kunskap som de lagrat. Den nya informationsteknologin erbjuder tre nivåer som ett museum kan välja mellan för att tillhandahålla denna kunskap på ett bättre sätt än nu:

1. Ett lokalt söksystem gemensamt för hela den kunskap som lagrats vid museet
2. Ett decentraliserat söksystem som möjliggör sökning utanför museet
3. Delar av den lagrade kunskapen görs tillgänglig utanför museet

Museet kan förbereda sig för informationssamhället genom att:

• fullfölja samordningen av föremåls- och bilddokumentationen
• planera för att arkiv och bibliotek vid museet skall ingå i samma söksystem som föremålen och bilderna
• överföra bilder till ett enhetligt medium, t ex mikrofilm, som ar lämpligt för visuell sökning samt kan anpassas till framtida tekniker för bildlagring och bildsökning
• bygga upp databaser med samma söksystem som andra museer

upp

För att föremåls- och bilddokumentationen vid museerna skall kunna samordnas och samordningen vidmakthållas måste det finnas en formell organisatorisk ram för samordningsarbetet.

De framtida arbetsuppgifterna i fråga om dokumentationen ligger på olika nivåer. Vissa uppgifter griper över hela museiområdet. Det bör därför finnas en instans med ansvar för föremåls- och bilddokumentationen inom hela museiväsendet, d v s en sektorsövergripande instans. Andra uppgifter berör bara en eller ett par sektorer, en del av en sektor som t ex teknikhistoria eller ett eIler några få museer. Ansvaret för sådana frågor bör, inom ramen för organisationen som helhet, ligga på motsvarande nivå.

upp

För att SAMOREG-systemet skall bli det gemensamma systemet för föremålsdokumentation kravs aktiva insatser för att det skall få så stor spridning som möjligt. De museer som inför systemet skall också kunna erhålla råd och hjälp. Dessutom kan smärre förändringar i systemet komma att krävas. Dessa måste utföras på ett sådant sätt att de inte förändrar systemet i stort.

Systemet kan inte betraktas som oföränderligt. Dess grundläggande drag skall vara beständiga, men all erfarenhet visar att vissa förändringar så småningom måste göras i varje system. Ett visst kontinuerligt utvecklingsarbete är således nödvändigt. Systemet skall vidare kunna anpassas till speciella former av föremålsdokumentation. Nya forskningsinriktningar och verksamheter vid museerna kan medföra behov av delvis andra uppgifter om föremålen än de nuvarande.

Det kommer att finnas museer som bara delvis eller inte alls använder SAMOREG-systemet för föremålsdokumentation. Det gäller t ex de naturhistoriska museer som använder RUBIN. Det ar emellertid väsentligt att också de museer som inte använder SAMOREG-systemet ändå så långt som möjligt deltar i samordningen av föremålsdokumentationen, t ex i fråga om nomenklatur, klassifikation och annan standardisering.

Frågan om ADB-stöd för dokumentationen vid museerna är en långsiktig fråga. Både föremålsdokumentationen och annan dokumentation vid museerna kommer att utvecklas och förändras. Samtidigt går den tekniska utvecklingen allt snabbare. Det är angeläget att ADB-stödet för dokumentation vid museerna kontinuerligt kan behandlas i något organ och att möjligheterna till samordning tas tillvara vid införandet av ADB.

Behovet av en fungerande bilddokumentation blir snabbt allt större vid museerna. Även på detta område är fördelarna med en samordning stora. Det utvecklingsarbete med bilddokumentation som pågår vid olika museer har nått så långt att det finns förutsättningar för att utarbeta ett gemensamt system för dokumentation av bilder.

Det bör således finnas en instans med övergripande ansvar som kan samordna föremåls- och bilddokumentationen för hela museiområdet. Under de tre senaste åren har SAMOREG fungerat som en sådan.

Erfarenheterna av SAMOREG och SAMDOK har visat att effektiv samordning kan åstadkommas med relativt små resurser om frivilligt samarbete mellan museerna kombineras med en sekreterare tillsatt speciellt för ändamålet. SAMOREG föreslår därför att en permanent samordningsgrupp för dokumentationsfrågor vid museerna tillsätts fr o m budgetåret 1987/88. Vidare föreslås att en sekreterare på heltid för det löpande arbetet tillsatts fr o m samma tidpunkt.

I samordningsgruppen bör ingå representanter för de sektorsansvariga museerna och representanter för de museer som använder SAMOREG-systemet för föremålsdokumentation. Gruppen kan organisatoriskt knytas till statens kulturråd, Svenska museiföreningen eller något av de sektorsansvariga museerna. De i gruppen företrädda museerna förutsatts själva bestrida kostnaderna för sina representanter. SAMOREG beräknar att kostnaderna för sekreterarens arbete, inklusive resor och information, uppgår till 170 000 kr/år i 1985 års penningvärde.

Statens kulturråd har i avvaktan på att frågan övervägs inom rådets utredning om de centrala museernas uppgifter och ansvar för landets museiväsende beviljat engångsmedel till ett projekt för fortsatta åtgärder för samordning av föremåls- och bilddokumentation under budgetåret 1985/86. SAMOREG föreslår att sådana medel utgår också under budgetåret 1986/87.

Samordningsgruppen skall fungera som ett allmänt samordnande organ för föremåls· och bilddokumentationen vid museerna. Det innebär att den skall:

• besluta om nödvändiga förändringar i SAMOREG-systemet
• ta upp principiellt intressanta tillämpningar av systemet, t ex lokala modifikationer av dess blanketter, så att en enhetlig och användbar praxis kan utvecklas
• ta upp andra frågor som kan bli aktuella vid systemets införande, t ex standardrutiner för dokumentationsarbetet
• utarbeta ett system för bilddokumentation och sedan ansvara för detta på samma sätt som för SAMOREG-systemet
• vara ett kontakt- och samordningsorgan i fråga om ADB-stöd för föremåls- och bilddokumentationen
• bevaka frågor som berör föremåls- och bilddokumentationen, t ex behovet av utbildning
• fungera som ett allmänt diskussions- och kontaktorgan i fråga om föremåls- och bilddokumentation

upp

I Dokumentera! föreslås att fem museer, etnografiska museet, historiska museet, naturhistoriska riksmuseet, Nordiska museet och statens konstmuseer, fungerar som sektorsansvariga museer för föremålsdokumentationen. Detta sektorsansvar har realiserats i olika former och omfattning. Statens konstmuseer har vid möten med konstmuseerna om föremålsdokumentationen bl a tagit upp SAMOREG-systemet. Nordiska museet har länge fungerat som rådgivare för de kulturhistoriska museerna och utvecklat klassifikationssystem och nomenklatur för kulturhistoriska samlingar. Flera av de naturhistoriska museerna diskuterar ett samarbete inom ramen för RUBIN.

Sektorsarbetet kan få ett komplement i ett regionalt samarbete av den art som bedrivs av de skånska museerna samt museerna i Skaraborgs län. Sådant regionalt samarbete skulle vara särskilt betydelsefullt för den stora kulturhistoriska sektorn. Inom en sektor kan också samarbete inom delsektorer vara värdefullt. Ett exempel på en sådan delsektor är de tekniska museernas samarbete inom den kulturhistoriska sektorn. Det har hittills inte omfattat föremåls- och bilddokumentation.

Frågor som bara berör en eller ett par sektorer, t ex föremålsnomenklaturer, behandlas lämpligen på denna nivå. Inom sektorerna samt delsektorer och regioner finns också ett naturligt kontaktnät för informationsspridning och erfarenhetsutbyte.

SAMOREG anser det som önskvärt att detta sektorsarbete fortsätter och utvidgas i kontakt med samordningsgruppen och sekreteraren. De sektorsansvariga museerna har vart och ett inom sin sektor ansvar för föremålsdokumentationen och då särskilt frågor rörande nomenklatur och klassifikation.

upp

Föremåls- och bilddokumentationens ställning bör stärkas vid de museet. Det är vid det som samordningen förvandlas från tanke till verklighet.

En bestämd ansvarsfördelning för föremålsdokumentationen bör finnas inom museet. Detta kan uppnås om varje museum följer rekommendationen i Dokumentera! att ha en enhet för dokumentation av samlingarna och/eller en dokumentationsansvarig.

Ansvaret för museets bildsamlingar åvilar i allmänhet dess arkiv eller bildarkiv. Även i fråga om bilddokumentationen bör det finnas en dokumentationsansvarig vid museet.

Allteftersom utbildning i föremålsdokumentation och bilddokumentation kommer till stånd bör dokumentationen handhas av personal med denna utbildning.

SAMOREG rekommenderar att del inom museet finns en klar ansvarsfördelning ifråga om föremåls- och bilddokumentationen samt att föremåls- och bilddokumentation handhas av personal med denna utbildning.

upp

Med ett enhetligt system för föremålsdokumentation är det lättare att anordna gemensam utbildning inom området. Utbildningsbehovet finns på alla nivåer, både i stora museer, små museer och hembygdsföreningar, både i specialmuseer och museer med föremål från flera samlingsområden.

Utbildning för museitjänstemän bör kunna ingå i den akademiska grundutbildningen samt finnas som fortbildning för redan verksamma museitjänsteman.

För de ideellt verksamma i hembygdsrörelsen bör finnas korta lokalt eller regionalt anordnade kurser.

Utbildningen bör omfatta orientering i SAMOREG-systemet och andra system för föremålsdokumentation, i klassifikation och nomenklatur och i ADB samt praktiska övningar i föremålsdokumentation enligt SAMOREG-systemet.

SAMOREG föreslår att gemensam utbildning anordnas i föremålsdokumentation. Utbildning i bilddokumentation bör anordnas så snart ett gemensamt dokumentationssystem föreligger.

upp

Här upptas arbeten som använts i SAMOREGs arbete och som inte tagits upp i litteraturförteckningen i Dokumentera!.

Arkivering av bilder. Riksantikvarieämbetet och statens historiska museer. Rapport1978:1.
Berg. Kerstin G:son. Outline-systemet - vadan och varthän? Svenska museer 1982:1 s 17 -21.
Bergengren. Göran. Fullständiga föremålsregister - en utopi som blir verklighet. Fataburen 1983 s 31-34.
Creutz, Richard, Registrering av bildinformation. Bildens betydelse som informationsmedium. Slutrapport 1983-09-30. DFI Dnr 81-93.
Dokumentera!. Museernas dokumentation av föremål och bilder. Rapport från kulturrådet 1981:2.
Garnier, Francois. Thesaurus Iconographique - système descriptif des représentations. Ministère de la Culture, Paris. Folder uå.
Gauffin, Sten, Datorutredningen vid ett länsmuseum. Svenska museer 1984:1 s 24-27.
Guide to the Museum Documentation System. Museum Documentation Association. 2nd ed. Duxford 1984.
Hermansson, Bengt, Bild- och föremålsregistrering i Armémuseum. Svenska museer 1983:2 s 31-34.
Hermansson, Rune, Informationssystem med bilddatabas för museiföremå1. REFORM, REtrieveal system FOR Museums. Humanistiske data 1983:2 s 11-16.
Hermansson, Rune, Mikrodatorer och museer. Svenska museer 1983:2 s 24-29.
Informationssökning med persondator. Statskontoret. Rapport 1984:18.
Mellin, Lars, Datoriserad dokumentation? - 1ägesrapport från museerna. Svenska museer 1983:2 s 29-31.
Mellin. Lars, Föremålsdokumentation i teorin. Fataburen 1983 s 35-42.
Microcomputers in museums. MDA Occasional paper 7. Duxford 1984.
Museerna i dataåldern. Temanummer. Minimusen 1984:8.
Museisamverkan. Betänkande av museisamverkanskommittén. DsU 1984:10.
Museisamverkan - Bilagor. Expertpromemorior från museisamverkanskommittén. DsU 1984:11.
Nilsson, Bo, Fotoverksamheten vid Stockholms stadsmuseum. Fotonyheterna 1983:4.
Nilsson, Kjell, Hembygdsföreningens samlingar. Underhåll. Katalogisering. Märkning. Riksförbundet för hembygdsvård. Stockholm 1978.
Porta, Eduard, Montserrat, Rosa & Monal, Eulalia, Sistema de Documentacion para Museos. ICOM & Departement de Cultura de la Generalitat de Catalunya. Barcelona 1982. Även utg på engelska: Museum Documentation System av National Museums of Canada, Ottawa, Canada.
Ågren, Per-Uno, Vem ska rädda bilden? Rapport från kulturrådet 1980:3.

---